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Empleados del gobierno federal.

La informaci¨®n en esta publicaci¨®n, incluyendo las reglas para hacer los dep¨®sitos de impuestos federales, aplica a las agencias federales.

Empleados del gobierno estatal y local.

Los pagos a empleados por servicios prestados cuando trabajan para empleadores de gobiernos estatales y locales generalmente est¨¢n sujetos a la retenci¨®n de impuestos federales sobre los ingresos pero no al impuesto FUTA. La mayor¨ªa de los funcionarios p¨²blicos electos y designados por los gobiernos estatales o locales son empleados conforme al derecho com¨²n. Vea el cap¨ªtulo 3 de la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 963, Federal¨CState Reference Guide (Gu¨ªa de referencia federal-estatal). Adem¨¢s, los salarios, con ciertas excepciones, est¨¢n sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Vea el apartado 15 para m¨¢s informaci¨®n sobre las excepciones.

Si un trabajador electoral est¨¢ empleado en otra capacidad dentro de la misma entidad gubernamental, vea el Revenue Ruling 2000-6 (Resoluci¨®n Administrativa Tributaria 2000-6) que se encuentra en la p¨¢gina 512 del Internal Revenue Bulletin 2000-6 (Bolet¨ªn Administrativo Tributario 2000-6), disponible en IRS.gov/pub/irs-irbs/irb00-06.pdf.

Usted puede obtener informaci¨®n sobre c¨®mo declarar y la cobertura del Seguro Social de su oficina local del IRS. Si usted tiene preguntas sobre la cobertura bajo un acuerdo conforme a la secci¨®n 218 de la Social Security Act (Ley del Seguro Social), comun¨ªquese con el oficial estatal apropiado. Para localizar su Administrador estatal del Seguro Social, acceda al sitio web de la National Conference of State Social Security Administrators (Conferencia nacional de administradores estatales del Seguro Social o NCSSSA, por sus siglas en ingl¨¦s) en .

Gobiernos tribales ind¨ªgenas.

Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 4268 para informaci¨®n tributaria de los gobiernos tribales ind¨ªgenas.

Entidades ignoradas y compa?¨ªas subsidiarias calificadas conforme al subcap¨ªtulo S (QSub).

Las entidades ignoradas (disregarded entities) que tienen un solo due?o y que re¨²nen los requisitos y las compa?¨ªas subsidiarias calificadas conforme al subcap¨ªtulo S (QSub, por sus siglas en ingl¨¦s), son tratadas como entidades independientes para prop¨®sitos de los impuestos sobre la n¨®mina. Las entidades de un solo miembro que re¨²nen los requisitos tienen que declarar y pagar el impuesto sobre la n¨®mina correspondiente a los salarios pagados a sus empleados usando el nombre y el EIN de la entidad. Vea las secciones 1.1361-4(a)(7) y 301.7701-2(c)(2)(iv) del Reglamento.

Empleadores agropecuarios que tienen l¨ªderes de cuadrilla.

Un empleador agropecuario tiene que registrar el nombre, la direcci¨®n y el EIN del l¨ªder de cuadrilla. Vea el apartado 2 y el apartado 14.

Condici¨®n del empleado conforme al derecho com¨²n.

Por lo general, un trabajador que le presta servicios es su empleado si usted tiene el derecho de controlar lo que se har¨¢ y c¨®mo se har¨¢. Esto es as¨ª incluso cuando le da libertad de acci¨®n al empleado. Lo que importa es que usted tiene el derecho de controlar los detalles de c¨®mo se realizan los servicios. Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-A para m¨¢s informaci¨®n sobre c¨®mo determinar si un individuo es un un contratista independiente o un empleado.

Por lo general, las personas que trabajan por cuenta propia no son empleados. Por ejemplo, los m¨¦dicos, los abogados, los veterinarios y otros con ocupaciones independientes que ofrecen sus servicios al p¨²blico en general no son empleados. Si el negocio se incorpora, los funcionarios del negocio quienes trabajan en la sociedad an¨®nima son empleados de la sociedad an¨®nima.

Si existe una relaci¨®n empleador-empleado, no importa c¨®mo se llame. El empleado puede ser llamado agente o contratista independiente. Tampoco importa c¨®mo se midan o paguen los pagos, c¨®mo se llamen o si el empleado trabaja a jornada completa o a jornada parcial.

Empleados estatutarios.

Si alguien que trabaja para usted no es un empleado conforme a las reglas de derecho com¨²n discutidas anteriormente, no retenga el impuesto federal sobre el ingreso de su paga, a menos que la retenci¨®n adicional de impuesto corresponda. Aunque las personas descritas a continuaci¨®n no sean empleados conforme al derecho com¨²n, se consideran empleados por ley (por estatuto) para prop¨®sitos de los impuestos del Seguro Social y del Medicare si se cumple con las condiciones bajo Requisitos, m¨¢s adelante.

Requisitos.

Retenga los impuestos del Seguro Social y del Medicare de los salarios de los empleados estatutarios si corresponden los tres siguientes requisitos:

Las personas que se encuentran en la categor¨ªa a o d, anteriormente, tambi¨¦n son empleados para efectos del impuesto FUTA, si se cumple con los requisitos (1) a (3).

La ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-A, ofrece ejemplos de la relaci¨®n empleador-empleado.

Individuos que por ley (por estatuto) no son empleados.

Los vendedores directos, los agentes de bienes inmuebles calificados y ciertos cuidadores acompa?antes por ley, no son empleados. Por lo general, se les trata como trabajadores por cuenta propia para prop¨®sitos de todos los impuestos federales, incluyendo los impuestos sobre el ingreso y sobre la n¨®mina. Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-A para m¨¢s informaci¨®n.

Trabajadores agropecuarios.

Por lo general, usted es un empleador de trabajadores agropecuarios si sus empleados:

Con este fin, el t¨¦rmino ¡°granja¡± incluye granjas ganaderas, l¨¢cteas, av¨ªcolas, frutales, de animales peleteros y de camiones, as¨ª como plantaciones, ranchos, viveros, pasturas, invernaderos u otras estructuras similares utilizadas principalmente para la cr¨ªa de productos agropecuarios u hort¨ªcolas, y huertos.

El trabajo agropecuario no incluye actividades de reventa que no incluyan ninguna actividad sustancial de cultivo de productos agropecuarios u hort¨ªcolas, tales como una tienda al por menor o un invernadero utilizado principalmente para la exhibici¨®n o el almacenaje. Tampoco incluye los servicios de procesamiento que cambian una mercanc¨ªa de su estado bruto o natural, o los servicios prestados despu¨¦s de que una mercanc¨ªa ha sido cambiada de su estado bruto o natural.

L¨ªderes de cuadrilla.

Usted es un empleador de trabajadores agropecuarios si usted es un l¨ªder de cuadrilla. Un l¨ªder de cuadrilla es una persona que suministra y paga (ya sea en su propio nombre o en nombre del operador de la granja) a trabajadores que prestan servicios agropecuarios para el operador de una granja. Si no hay un acuerdo escrito entre usted y el operador de la granja que indique que usted es su empleado, y si usted le paga a los trabajadores (ya sea en su propio nombre o en nombre del operador de la granja), entonces usted es un l¨ªder de cuadrilla. Para informaci¨®n sobre c¨®mo se aplican las reglas del impuesto FUTA, vea el apartado 14.

Si usted es un l¨ªder de cuadrilla, no se le considera el empleado del operador agropecuario por los servicios prestados en el suministro de trabajadores agropecuarios y como miembro de la cuadrilla.

Trabajadores agropecuarios con visa H-2A.

No marque el recuadro 13 Statutory employee (Empleado estatutario) en el Formulario W-2, ya que los trabajadores con visa H-2A no son empleados estatutarios.

Clasificaci¨®n de empleados como personas que no son empleados.

Por lo general, usted ser¨¢ responsable de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del impuesto sobre el ingreso retenido si no deduce ni retiene estos impuestos porque trat¨® a un empleado como no empleado. Es posible que pueda calcular su obligaci¨®n usando las tasas especiales conforme a la secci¨®n 3509 para la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare y la retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso. Las tasas correspondientes dependen de si usted present¨® los Formularios 1099 requeridos. No puede recuperar la parte correspondiente del empleado del impuesto del Seguro Social, del impuesto del Medicare o de la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso del empleado si el impuesto se paga conforme a la secci¨®n 3509. Usted es responsable de la retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso independientemente de si el empleado pag¨® impuesto sobre el ingreso sobre sus salarios. Usted contin¨²a adeudando la cantidad completa de la parte correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y del Medicare. El empleado sigue siendo responsable de la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Vea la secci¨®n 3509 para detalles. Tambi¨¦n vea las Instrucciones para el Formulario 941-X, las Instrucciones para el Formulario 943-X o las Instrucciones para el Formulario 944-X.

Las tasas conforme a la secci¨®n 3509 no est¨¢n disponibles si usted intencionalmente hace caso omiso del requisito para retener los impuestos del empleado o si retuvo los impuestos sobre el ingreso, pero no retuvo los impuestos del Seguro Social o del Medicare. La secci¨®n 3509 no est¨¢ disponible para la reclasificaci¨®n de empleados estatutarios. Vea Empleados estatutarios, anteriormente en esta secci¨®n.

Si el empleador emite las declaraciones informativas requeridas, las tasas conforme a la secci¨®n 3509 son las siguientes:

Si el empleador no emiti¨® las declaraciones informativas requeridas, las tasas conforme a la secci¨®n 3509 son las siguientes:

Disposiciones de alivio.

Si tiene una base razonable para no tratar a un trabajador como un empleado, es posible que se le exima de tener que pagar impuestos sobre la n¨®mina por ese trabajador. Para obtener este alivio tiene que presentar todas las declaraciones de impuestos federales, incluyendo las declaraciones informativas de manera consistente con el trato que le da al trabajador. Usted (o su predecesor) no pudo haber tratado a ning¨²n trabajador que tenga un puesto sustancialmente similar como empleado durante ning¨²n per¨ªodo que comience despu¨¦s de 1977. Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 1976, Do you Qualify for Relief under Section 530 (?Califica usted para el alivio de la secci¨®n 530?).

Ayuda proporcionada por el IRS.

Si desea que el IRS determine si un trabajador es un empleado, presente el Formulario SS-8.

Programa para el acuerdo de clasificaci¨®n voluntaria de trabajadores (VCSP).

Los empleadores que en la actualidad tratan a sus trabajadores (o a una clase o grupo de trabajadores) como contratistas independientes u otras personas que no son empleados y que desean reclasificar voluntariamente a sus trabajadores como empleados para per¨ªodos tributarios futuros pueden ser elegibles para participar en el VCSP si se cumple con ciertos requisitos. Presente el Formulario 8952, Application for Voluntary Classification Settlement Program (VCSP) (Solicitud del programa para el acuerdo de clasificaci¨®n voluntaria de trabajadores). Para m¨¢s informaci¨®n, acceda a IRS.gov/VCSP.

Hijos empleados por los padres.

Los pagos por servicios de un hijo menor de 18 a?os de edad que trabaja para sus padres en una ocupaci¨®n o negocio no est¨¢n sujetos al impuesto del Seguro Social y del Medicare si la ocupaci¨®n o negocio es un negocio por cuenta propia o una sociedad colectiva en la cual cada socio es el padre del hijo. Si estos pagos son por trabajo que no es de la ocupaci¨®n o negocio, como el trabajo dom¨¦stico en el domicilio particular de los padres, no est¨¢n sujetos al impuesto del Seguro Social y del Medicare hasta que el hijo alcance los 21 a?os de edad. Sin embargo, vea Servicios cubiertos de un hijo o c¨®nyuge, m¨¢s adelante. Los pagos por servicios de un hijo menor de 21 a?os de edad que trabaja para sus padres en una ocupaci¨®n o negocio no est¨¢n sujetos al impuesto FUTA. Los pagos por servicios de un hijo de cualquier edad que trabaje para sus padres est¨¢n generalmente sujetos a la retenci¨®n de los impuestos sobre el ingreso, a menos que los pagos sean por trabajo dom¨¦stico en el domicilio de sus padres, o a menos que los pagos sean por trabajo que no es de la ocupaci¨®n o negocio y sean menos de $50 en el trimestre o el hijo no est¨¦ empleado regularmente para hacer ese trabajo.

C¨®nyuge empleado por el otro c¨®nyuge.

Los salarios por servicios a un individuo que trabaja para su c¨®nyuge en una ocupaci¨®n o negocio est¨¢n sujetos a la retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso y los impuestos del Seguro Social y del Medicare, pero no al impuesto FUTA. Sin embargo, los pagos por servicios de un c¨®nyuge empleado por otro por trabajo que no es de la ocupaci¨®n o negocio, tal como trabajo dom¨¦stico en un domicilio particular, no est¨¢n sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA.

Servicios cubiertos de un hijo o c¨®nyuge.

Los salarios por servicios prestados por un hijo o c¨®nyuge est¨¢n sujetos a la retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso as¨ª como a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA si trabajan para:

En estas situaciones, el hijo o c¨®nyuge se considera que trabaja para la sociedad an¨®nima, la sociedad colectiva o el caudal hereditario, no para usted.

Padre que presta servicios para su hijo.

Cuando el empleador es un hijo que emplea a su padre, las siguientes reglas aplican:

.Los impuestos del Seguro Social y del Medicare corresponden a los pagos efectuados a un padre por servicios dom¨¦sticos si todo lo siguiente aplica:.

Los pagos efectuados a un padre empleado por su hijo no est¨¢n sujetos al impuesto FUTA, sin importar la clase de servicios prestados.

C¨®mo solicitar una tarjeta de Seguro Social.

Cualquier empleado que tiene el derecho legal de trabajar en los Estados Unidos y no tiene una tarjeta de Seguro Social puede solicitar una completando el Formulario SS-5, Solicitud para una tarjeta de Seguro Social, y enviar la documentaci¨®n necesaria. Puede obtener el Formulario SS-5 accediendo al sitio web de la SSA en , en las oficinas de la SSA o llamando al 800-772-1213 o al 800-325-0778 si es usuario de equipo TDD/TTY. El empleado tiene que completar y firmar el Formulario SS-5; el empleador no lo puede presentar. Si el empleado ha superado su l¨ªmite anual y de por vida para el n¨²mero de tarjetas de reemplazo permitidos, se le puede pedir que proporcione una carta para acompa?ar al Formulario SS-5.

D¨®nde obtener y presentar el Formulario SS-5 en los territorios de los Estados Unidos.

A continuaci¨®n aparece una lista de las oficinas de la SSA de los EE. UU. ubicadas en los territorios de los Estados Unidos.

Informaci¨®n adicional est¨¢ disponible en la p¨¢gina del Social Security Office Locator (Localizador de Oficinas del Seguro Social) en . Acceda tambi¨¦n a este sitio web y escriba su c¨®digo postal (ZIP code) para encontrar su oficina de la SSA m¨¢s cercana en Puerto Rico.

C¨®mo solicitar un SSN.

Si presenta el Formulario W-2 en papel y su empleado solicit¨® un SSN pero aun no lo tiene cuando usted tiene que presentar el Formulario W-2, anote ¡°Applied For¡± (Solicitado) en el formulario. Si presenta electr¨®nicamente, anote todos los ceros (000-00-0000 si crea los formularios en l¨ªnea o 000000000 si sube un archivo) en el campo donde corresponde el SSN. Cuando el empleado reciba su SSN, presente la Copia A del Formulario W-2c, Corrected Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retenci¨®n de impuestos corregido), ante la SSA para incluir el SSN del empleado. Entregue las Copias B, C y 2 del Formulario W-2c al empleado. Se pueden presentar hasta 25 Formularios W-2c por cada Formulario W-3c, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements (Transmisi¨®n de comprobantes de salarios y retenci¨®n corregidos) por sesi¨®n en l¨ªnea sin l¨ªmite en el n¨²mero de sesiones. Para m¨¢s informaci¨®n, acceda a la p¨¢gina web de la SSA, Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e informaci¨®n para el empleador sobre la presentaci¨®n del Formulario W-2) en . Aconseje a su empleado que corrija el SSN en su Formulario W-2 original.

Registre correctamente el nombre y el SSN del empleado.

Registre el nombre y el SSN de cada empleado, tal como aparecen en la tarjeta de Seguro Social del empleado. Si el nombre del empleado no es el correcto como se muestra en la tarjeta (por ejemplo, debido a matrimonio o divorcio), el empleado debe solicitar una tarjeta actualizada de la SSA. Contin¨²e declarando los salarios del empleado con el nombre anterior hasta que el empleado le muestre la tarjeta de Seguro Social actualizada con el nombre corregido.

N¨²mero de identificaci¨®n personal del contribuyente del IRS (ITIN) para extranjeros.

No acepte un ITIN en lugar de un SSN para identificar a un empleado, ni para otros prop¨®sitos del trabajo. El ITIN es s¨®lo para extranjeros residentes y no residentes que no son elegibles para trabajar en los EE. UU. y necesitan identificaci¨®n para otros prop¨®sitos tributarios. Puede identificar un ITIN porque ¨¦ste consta de nueve d¨ªgitos; comienza con el n¨²mero ¡°9¡±; contiene los n¨²meros del ¡°50¡± al ¡°65¡±, ¡°70¡± al ¡°88¡±, ¡°90¡± al ¡°92¡± y ¡°94¡± al ¡°99¡± en la cuarta y quinta posici¨®n de la serie de d¨ªgitos; y tiene el mismo formato que el SSN (por ejemplo, 9NN-7N-NNNN). Para m¨¢s informaci¨®n sobre los ITIN, vea las Instrucciones para el Formulario W-7 o acceda a IRS.gov/ITIN y pulse sobre Espa?ol.

.Un individuo con un ITIN que luego sea elegible para trabajar en los Estados Unidos tiene que obtener un SSN. Si el individuo actualmente es elegible para trabajar en los Estados Unidos, ind¨ªquele que solicite un SSN y siga las instrucciones bajo C¨®mo solicitar un SSN , anteriormente en este apartado. No utilice un ITIN en lugar de un SSN en el Formulario W-2..

Verificaci¨®n de SSN.

Los empleadores y los agentes declarantes autorizados pueden utilizar el Servicio de verificaci¨®n de n¨²meros de Seguro Social (Social Security Number Verification Service o SSNVS, por sus siglas en ingl¨¦s) para verificar inmediatamente que el nombre de un empleado coincida con un n¨²mero de Seguro Social de hasta 10 nombres y n¨²meros de Seguro Social (por pantalla) en una sesi¨®n o enviar un archivo electr¨®nico de hasta 250,000 nombres y n¨²meros de Seguro Social y, por lo general, recibir los resultados el pr¨®ximo d¨ªa laborable. Para m¨¢s informaci¨®n, acceda a . Una persona puede tener un SSN v¨¢lido pero no estar autorizada para trabajar en los Estados Unidos. Los empleadores pueden utilizar E-Verify en para confirmar la elegibilidad de empleo de sus empleados reci¨¦n contratados.

C¨®mo acceder al SSNVS.

El BSO de la SSA se utiliza para obtener acceso al SSNVS. Los usuarios de BSO necesitar¨¢n una cuenta en l¨ªnea del Seguro Social. Puede utilizar su cuenta personal my Social Security (mi Seguro Social) creada antes del 18 de septiembre de 2021 o una credencial existente de o . Si no tiene una cuenta en l¨ªnea del Seguro Social, o una credencial de o necesitar¨¢ crear una. Para informaci¨®n adicional acceda al sitio web de la SSA en .

Salarios en efectivo pagados a trabajadores agropecuarios.

Los salarios en efectivo que le paga a los trabajadores agropecuarios por lo general est¨¢n sujetos al impuesto del Seguro Social y al impuesto del Medicare. Puede que usted est¨¦ requerido a retener, depositar y declarar el Impuesto Adicional del Medicare. Vea el apartado 9 para m¨¢s informaci¨®n. Si los salarios est¨¢n sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare, tambi¨¦n est¨¢n sujetos a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso. Usted es responsable del pago de estos impuestos al gobierno federal los haya cobrado usted o no de sus empleados. Si, por ejemplo, si retiene menos del impuesto correcto del salario de un empleado, usted aun ser¨¢ responsable de la cantidad total. Usted tambi¨¦n puede ser responsable del impuesto FUTA, el cual no es retenido por usted o pagado por el empleado. El impuesto FUTA se discute en el apartado 14. Los salarios en efectivo incluyen cheques, giros y todo tipo de dinero o efectivo.

Informaci¨®n adicional.

Vea el apartado 6 para una discusi¨®n sobre propinas y el apartado 7 para una discusi¨®n sobre salarios suplementarios. Tambi¨¦n vea el apartado 15 para excepciones a las reglas generales para salarios. La ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-A provee informaci¨®n adicional sobre salarios incluyendo la compensaci¨®n diferida no calificada y otra compensaci¨®n. La ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-B provee informaci¨®n sobre otras formas de compensaci¨®n, incluyendo:

Salarios en especie, incluyendo salarios de mercanc¨ªas, pagados a los trabajadores agropecuarios.

Los salarios en especie incluyen comida, alojamiento, ropa, pases de transporte, productos agropecuarios u otros bienes o productos. Los salarios en especie pagados a los trabajadores agropecuarios, incluyendo los salarios de mercanc¨ªas, no est¨¢n sujetos a los impuestos del Seguro Social, a los impuestos del Medicare o a la retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso. Sin embargo, usted y su empleado pueden estar de acuerdo en retener el impuesto federal sobre el ingreso de los salarios en especie.

Los salarios en especie, incluyendo los salarios de productos, se tratan como salarios en efectivo si el contenido de la transacci¨®n es un pago en efectivo. Los salarios en especie tratados como salarios en efectivo est¨¢n sujetos a los impuestos del Seguro Social, a los impuestos del Medicare y a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso.

Declare el valor de los salarios en especie en la casilla 1 del Formulario W-2 (la casilla 7 del Formulario 499R-2/W-2PR) junto con los salarios en efectivo. Los salarios en especie pagados por el trabajo agropecuario est¨¢n sujetos a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso a menos que una exclusi¨®n espec¨ªfica le aplique. No incluya los salarios en especie en la casilla 3 o 5 del Formulario W-2 (la casilla 20 o 22 del Formulario 499R-2/W-2PR), a menos que el contenido de la transacci¨®n sea un pago en efectivo y que se est¨¦n tratando como salarios en efectivo.

Aparceros.

Usted no tiene que retener o pagar impuestos del Seguro Social o del Medicare sobre las cantidades pagadas a aparceros conforme a los acuerdos de aparcer¨ªa.

Un ¡°aparcero¡± que trabaja para usted no es su empleado. Sin embargo, el aparcero puede estar sujeto a los impuestos del trabajo por cuenta propia. Por lo general, la aparcer¨ªa es un acuerdo por el cual ciertos productos b¨¢sicos se comparten entre el granjero y el due?o (o arrendatario) del terreno. Para detalles, vea la secci¨®n 31.3121(b)(16)-1 del Reglamento.

Remuneraci¨®n pagada a trabajadores agropecuarios con visa H-2A.

Declare la compensaci¨®n de $600 o m¨¢s pagada a trabajadores agropecuarios extranjeros que entraron al pa¨ªs con visa H-2A en la casilla 1 del Formulario W-2 (la casilla 7 del Formulario 499R-2/W-2PR) pero no la declare como salarios del Seguro Social (en la casilla 3 del Formulario W-2 o en la casilla 20 del Formulario 499R-2/W-2PR) o como salarios del Medicare (en la casilla 5 del Formulario W-2 o en la casilla 22 del Formulario 499R-2/W-2PR) en el Formulario W-2 porque la compensaci¨®n que le paga a los trabajadores por trabajo agropecuario realizado con esta visa no est¨¢ sujeta a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. No marque el recuadro 13 Statutory employee (Empleado estatutario) en el Formulario W-2, ya que los trabajadores con visa H-2A no son empleados estatutarios.

Un empleador no est¨¢ obligado a retener el impuesto federal sobre el ingreso de la compensaci¨®n pagada a trabajadores que poseen una visa H-2A por un trabajo agropecuario realizado en relaci¨®n con este tipo de visa pero puede retenerlo si el trabajador le pide que realice la retenci¨®n y el empleado est¨¢ de acuerdo. En este caso, el empleado le tiene que proveer un Formulario W-4 completado. El impuesto federal sobre el ingreso retenido debe declararse en la casilla 2 del Formulario W-2.

Estas reglas de declaraci¨®n corresponden cuando el trabajador con una visa H-2A facilita su n¨²mero de identificaci¨®n del contribuyente (TIN, por sus siglas en ingl¨¦s) al empleador. Si el trabajador con visa H-2A no le facilita un TIN y el total de salarios anuales pagados al trabajador que posee la visa H-2A son al menos $600, el empleador est¨¢ requerido a realizar la retenci¨®n adicional de impuesto. Vea las Instrucciones para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC y las Instrucciones para el Formulario 945.

Para m¨¢s informaci¨®n sobre trabajadores agropecuarios extranjeros con visa H-2A, acceda a IRS.gov/H2A y pulse sobre Espa?ol.

Reembolsos de los gastos de sus empleados.

Un acuerdo de reembolso o subsidio es un sistema mediante el cual usted paga los anticipos, reembolsos y cargos por los gastos de negocio de sus empleados. La forma de declarar la cantidad de un reembolso o asignaci¨®n depende de si tiene un plan con rendici¨®n de cuentas o un plan sin rendici¨®n de cuentas. Si un solo pago incluye tanto el pago de salarios como el reembolso de gastos, tiene que especificar la cantidad del reembolso.

Estas reglas se aplican a todos los gastos comerciales ordinarios y necesarios de los empleados.

Plan con rendici¨®n de cuentas.

Para ser un plan con rendici¨®n de cuentas, su acuerdo de reembolso o asignaci¨®n tiene que requerir que sus empleados cumplan con las siguientes tres reglas:

Las cantidades pagadas conforme a un plan con rendici¨®n de cuentas no son salarios y no est¨¢n sujetas a los impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social, del Medicare y del FUTA.

Si los gastos cubiertos por este acuerdo no est¨¢n justificados (o las cantidades que exceden los gastos justificados no se devuelven dentro de un per¨ªodo de tiempo razonable), la cantidad pagada conforme al acuerdo que excede de los gastos justificados se trata como pagada bajo un plan sin rendici¨®n de cuentas. Esta cantidad est¨¢ sujeta a los impuestos sobre ingresos, los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA para el primer per¨ªodo de n¨®mina despu¨¦s del final del per¨ªodo razonable.

Un per¨ªodo de tiempo razonable depende de los hechos y circunstancias. En general, se considera razonable si sus empleados reciben sus anticipos dentro de 30 d¨ªas del tiempo posteriores al momento en que pagan o incurren en los gastos, rinden cuentas adecuadamente de los gastos en un plazo de 60 d¨ªas despu¨¦s de que los gastos fueron pagados o incurridos y devuelven toda cantidad en exceso de los gastos dentro de los 120 d¨ªas despu¨¦s de que los gastos fueron pagados o incurridos. Alternativamente, se considera razonable si provee a sus empleados un estado de cuenta peri¨®dico (al menos trimestralmente) que les pida que devuelvan o rindan cuentas adecuadamente de las cantidades pendientes y lo hacen en un plazo de 120 d¨ªas.

Plan sin rendici¨®n de cuentas.

Los pagos a su empleado por gastos de viaje y otros gastos necesarios de su negocio conforme a un plan sin rendici¨®n de cuentas son salarios y son tratados como salarios suplementarios y est¨¢n sujetos a los impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Sus pagos son tratados como pagados conforme a un plan sin rendici¨®n de cuentas si:

Vea el apartado 7 para m¨¢s informaci¨®n sobre salarios suplementarios.

Dieta u otras asignaciones fijas.

Usted puede reembolsar a sus empleados los d¨ªas de viaje, el millaje u otra asignaci¨®n fija conforme al procedimiento administrativo tributario correspondiente. En estos casos, se considera que su empleado le rindi¨® cuentas a usted si su reembolso no excede las tasas establecidas por el gobierno federal. La tasa de millaje est¨¢ndar para los gastos de veh¨ªculo se provee en la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-B.

Las tasas gubernamentales de dietas para comidas y alojamiento en los Estados Unidos continentales se pueden encontrar accediendo al sitio web de la Administraci¨®n de Servicios Generales de los EE. UU. en . Aparte de la cantidad de estos gastos, los gastos de negocio de sus empleados tienen que ser justificados (por ejemplo, el prop¨®sito comercial del viaje o el n¨²mero de millas recorridas por negocio). Para informaci¨®n sobre los m¨¦todos de justificaci¨®n, vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 463, Travel, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, regalos y autom¨®vil).

Si la dieta o la asignaci¨®n pagada excede las cantidades justificadas, usted tiene que declarar el exceso como salarios. Esta cantidad en exceso est¨¢ sujeta a la retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso y al pago de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Muestre la cantidad equivalente a la cantidad justificada (es decir, la porci¨®n no tributable) en la casilla 12 del Formulario W-2 usando el c¨®digo L. Los empleadores ubicados en Puerto Rico declarar¨¢n la cantidad en la casilla 12 (no se necesita c¨®digo).

Salarios no pagados en dinero.

Si en el transcurso de su ocupaci¨®n o negocio usted paga a sus empleados en un medio que no sea ni efectivo ni un instrumento negociable, tal como un cheque, se dice que pag¨® ¡°en especie¡±. Los pagos en especie pueden ser en forma de bienes, comidas, alojamiento, ropas o servicios. Por lo general, el valor justo de mercado (FMV, por sus siglas en ingl¨¦s) de esos pagos al momento en que se dieron est¨¢n sujetos a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso, del impuesto del Seguro Social, del impuesto del Medicare y del impuesto FUTA.

Sin embargo, los pagos en especie por trabajo dom¨¦stico, trabajo agropecuario y servicios que no son parte de la ocupaci¨®n o negocio del empleador, est¨¢n exentos de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Retenga el impuesto sobre el ingreso sobre estos pagos s¨®lo si usted y el empleado acuerdan hacerlo. En todo caso, los pagos que no son en efectivo por trabajo agropecuario, tales como salarios por productos b¨¢sicos, son tratados como salarios en efectivo sujetos a los impuestos sobre la n¨®mina si la base de la transacci¨®n es un pago en efectivo. Vea Salarios en especie, incluyendo salarios de mercanc¨ªas, pagados a los trabajadores agropecuarios, anteriormente en este apartado, para m¨¢s informaci¨®n.

Comidas y alojamiento.

El valor de las comidas no es ingreso tributable y no est¨¢ sujeto a la retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso ni a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA si las comidas se proporcionan para conveniencia del empleador y en las instalaciones del empleador. El valor del alojamiento no est¨¢ sujeto a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso ni a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA si el alojamiento se proporciona para conveniencia del empleador, en las instalaciones del empleador y como una condici¨®n de empleo.

¡°Para conveniencia del empleador¡± significa que usted tiene una raz¨®n de negocio justificada para proveer comidas y alojamiento en lugar de proveer otra compensaci¨®n adicional al empleado. Por ejemplo, las comidas que usted provee en el lugar de trabajo para que un empleado est¨¦ disponible para emergencias durante su hora de almuerzo generalmente se consideran para su conveniencia. Usted tiene que poder demostrar que estas llamadas de emergencia han ocurrido o se puede esperar razonablemente que ocurran y que las llamadas han dado como resultado, o que dar¨¢n como resultado, que usted llame a sus empleados para que realicen sus trabajos durante su per¨ªodo de comida.

Ya sea que las comidas o el alojamiento se proporcionen para la conveniencia del empleador depende de todos los hechos y circunstancias. Una declaraci¨®n por escrito de que las comidas o el alojamiento son para su conveniencia no es suficiente.

Requisito del 50%.

Si m¨¢s del 50% de los empleados a los que se les proporciona comidas en las instalaciones comerciales de un empleador reciben ¨¦stas para la conveniencia del empleador, todas las comidas proporcionadas en las instalaciones se tratan como proporcionadas para la conveniencia del empleador. Si se cumple con este requisito del 50%, el valor de las comidas se puede excluir de los ingresos de todos los empleados y no est¨¢ sujeto a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso ni a los impuestos sobre la n¨®mina. Para m¨¢s informaci¨®n vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-B.

Planes de seguro de salud.

Si paga el costo de un plan de seguro de accidente o de salud para sus empleados, incluyendo al c¨®nyuge y a los dependientes de un empleado, sus pagos no son salarios y no est¨¢n sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA ni a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso. Por lo general, esta exclusi¨®n tambi¨¦n corresponde a los contratos de seguro de salud a largo plazo calificados. Sin embargo, para la retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso, el valor de los beneficios del seguro de salud tienen que incluirse en los salarios de los empleados que poseen m¨¢s de un 2% de la Sociedad an¨®nima de tipo S (accionistas del 2%). Para prop¨®sitos de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA, los beneficios del seguro de salud est¨¢n excluidos de los salarios de los accionistas del 2%. Vea el Anuncio 92-16 para m¨¢s informaci¨®n. Usted puede encontrar el Announcement 92-16 (Anuncio 92-16) en la p¨¢gina 53 del Internal Revenue Bulletin 1992-5) (Bolet¨ªn de Impuestos Internos 1992-5).

Cuentas de ahorros para gastos m¨¦dicos (HSA) y cuentas de ahorros m¨¦dicos (Archer MSA).

Las aportaciones hechas a una cuenta HSA o Archer MSA de un empleado no est¨¢n sujetas a los impuestos del Seguro Social, del Medicare o del FUTA, ni a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso si es razonable creer que al momento del pago de las aportaciones, ¨¦stas ser¨¢n excluibles del ingreso del empleado. En la medida en que no sea razonable creer que ser¨¢n excluibles, sus aportaciones est¨¢n sujetas a estos impuestos. Las aportaciones de los empleados a sus HSA o MSA por medio de un plan de deducci¨®n de n¨®mina tienen que incluirse en los salarios y est¨¢n sujetas a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA y a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso. Sin embargo, las aportaciones hechas bajo un acuerdo de reducci¨®n salarial en un plan flexible de negocios (plan cafeter¨ªa) conforme a la secci¨®n 125 no son salarios ni est¨¢n sujetos a los impuestos sobre la n¨®mina ni a la retenci¨®n. Para m¨¢s informaci¨®n, vea las Instrucciones para el Formulario 8889.

Reembolos por cuidado m¨¦dico.

Por lo general, los reembolsos por cuidado m¨¦dico pagados por un empleado bajo un plan de reembolso m¨¦dico autoasegurado de un empleador no son salarios y no est¨¢n sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA ni a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso. Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-B para una regla sobre la inclusi¨®n de ciertos reembolsos en el ingreso bruto de las personas altamente remuneradas.

Pagos de salario diferencial.

Los pagos de salario diferencial se definen como cualquier pago que le haya hecho un empleador y que corresponda a cualquier per¨ªodo de m¨¢s de 30 d¨ªas durante el cual preste servicio activo como miembro de los servicios uniformados y representan todos, o una parte de los salarios que el individuo hubiera recibido del empleador si el individuo hubiera prestado servicios para el empleador.

Los pagos de salario diferencial son salarios y est¨¢n sujetos a la retenci¨®n del impuesto federal sobre los ingresos pero no est¨¢n sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Los empleadores deben declarar los pagos de salario diferencial en la casilla 1 del Formulario W-2 (la casilla 7 del Formulario 499R-2/W-2PR). Para m¨¢s informaci¨®n sobre el tratamiento tributario de los pagos de salario diferencial, vea el Revenue Ruling 2009-11 (Resoluci¨®n Administrativa Tributaria 2009-11) que se encuentra en la p¨¢gina 896 del Internal Revenue Bulletin 2009-18 (Bolet¨ªn de Impuestos Internos 2009-18)), disponible en IRS.gov/irb/2009-18_IRB#RR-2009-11.

Prestaciones suplementarias.

Por lo general usted tiene que incluir las prestaciones suplementarias en el salario de un empleado (pero vea Prestaciones suplementarias no tributables a continuaci¨®n). Las prestaciones est¨¢n sujetas a la retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso y a los impuestos sobre la n¨®mina. Las prestaciones suplementarias incluyen autom¨®viles que proporcione; vuelos en aviones que usted proporciona, vuelos comerciales libre de costo o con valor de descuento, vacaciones, descuentos en propiedades o servicios, afiliaciones a un club de campo u otros clubes sociales y boletos para eventos deportivos o entretenimiento. En general, la cantidad que usted tiene que incluir es la cantidad por la que el FMV de la prestaci¨®n excede la suma de lo que el empleado pag¨® por ¨¦ste m¨¢s cualquier cantidad excluida por ley. Existen otras reglas especiales que usted y sus empleados pueden utilizar para valorar ciertas prestaciones suplementarias. Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-B para m¨¢s informaci¨®n.

Prestaciones suplementarias no tributables.

Algunas prestaciones suplementarias no son tributables (o tributan al m¨ªnimo) si se cumple con ciertas condiciones. Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-B para detalles. Los siguientes son ejemplos de prestaciones suplementarias no tributables:

Sin embargo, no excluya las siguientes prestaciones suplementarias de los salarios de los empleados altamente compensados, a menos que las prestaciones est¨¦n disponible para otros empleados sobre una base no discriminatoria.

Cuando las prestaciones suplementarias tributables se tratan como pagadas.

Usted puede optar por tratar ciertas prestaciones suplementarias tributables en especie como pagadas por el per¨ªodo de pago, por el trimestre o cualquier otra base que elija, siempre y cuando trate las prestaciones como pagadas al menos una vez al a?o. Usted no tiene que hacer una elecci¨®n formal de las fechas de pago ni notificar al IRS de las fechas que seleccione. Usted no tiene que hacer esta elecci¨®n para todos los empleados. Usted puede cambiar los m¨¦todos con la frecuencia que desee siempre y cuando usted considere todas las prestaciones proporcionadas en un a?o natural como pagadas para el 31 de diciembre del mismo a?o natural. Vea el apartado 4 de la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-B para m¨¢s informaci¨®n, incluyendo un an¨¢lisis de la regla especial de contabilidad para las prestaciones suplementarias proporcionadas durante noviembre y diciembre.

Valoraci¨®n de las prestaciones suplementarias.

Por lo general, usted tiene que determinar el valor de las prestaciones suplementarias a m¨¢s tardar el 31 de enero del pr¨®ximo a?o. Antes del 31 de enero, usted puede estimar razonablemente el valor de las prestaciones suplementarias para prop¨®sitos de retenci¨®n y de dep¨®sitos a tiempo.

¸é±ð³Ù±ð²Ô³¦¾±¨®²Ô del impuesto federal sobre el ingreso sobre las prestaciones suplementarias.

Usted puede sumar el valor de las prestaciones suplementarias a los salarios regulares para un per¨ªodo de n¨®mina y calcular los impuestos retenidos sobre el total, o puede retener el impuesto federal sobre los ingresos sobre el valor de las prestaciones suplementarias a la tasa salarial fija opcional del 22%. Sin embargo, vea ¸é±ð³Ù±ð²Ô³¦¾±¨®²Ô de salarios suplementarios cuando un empleado recibe m¨¢s de $1 mill¨®n en salarios suplementarios en el a?o natural en el apartado 7.

Usted puede optar por no retener el impuesto sobre el ingreso sobre el valor del veh¨ªculo que usted le provey¨® al empleado para su uso personal. Usted puede, sin embargo, retener el impuesto del Seguro Social y el impuesto del Medicare sobre el uso del veh¨ªculo. Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-B para m¨¢s informaci¨®n sobre esta elecci¨®n.

¸é±ð³Ù±ð²Ô³¦¾±¨®²Ô del impuesto del Seguro Social y del Medicare sobre las prestaciones suplementarias.

Usted puede sumar el valor de las prestaciones suplementarias a los salarios regulares durante un per¨ªodo de n¨®mina y calcular los impuestos del Seguro Social y del Medicare en el total.

Si retiene menos de la cantidad requerida de impuestos del Seguro Social y del Medicare del empleado durante en un a?o natural, pero declara y paga la cantidad adecuada, puede recuperar los impuestos del empleado. Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-B para m¨¢s informaci¨®n.

C¨®mo depositar los impuestos sobre las prestaciones suplementarias.

Una vez que elija cu¨¢ndo se pagan las prestaciones suplementarias, tiene que depositar los impuestos en el mismo per¨ªodo de dep¨®sito en el que trata las prestaciones suplementarias como pagadas. Para evitar una multa, deposite los impuestos siguiendo las siguientes reglas generales de dep¨®sito para ese per¨ªodo de dep¨®sito.

Si usted determina para el 31 de enero que sobreestim¨® el valor de una prestaci¨®n suplementaria en el momento en que lo retuvo y deposit¨®, usted puede reclamar un reembolso por el sobrepago o hacer que se aplique a su pr¨®xima declaraci¨®n de impuestos sobre la n¨®mina. Vea Valoraci¨®n de las prestaciones suplementarias, anteriormente en este apartado. Si usted subestim¨® el valor y deposit¨® de menos, usted puede estar sujeto a la multa por no depositar (FTD, por sus siglas en ingl¨¦s). Vea el apartado 11 para informaci¨®n sobre las multas por los dep¨®sitos.

Si usted deposit¨® la cantidad requerida de impuestos pero retuvo una cantidad menor del empleado, usted puede recuperar del empleado los impuestos del Seguro Social, del Medicare o el impuesto sobre el ingreso depositado en su nombre e incluirlos en el Formulario W-2 del empleado. Sin embargo, tiene que recuperar los impuestos sobre el ingreso antes del 1 de abril del siguiente a?o.

Pago retroactivo.

Los pagos retroactivos, incluyendo los aumentos salariales retroactivos (pero no las cantidades pagadas como da?os y perjuicios), se gravan como salarios ordinarios en el a?o en que se pagan. Para informaci¨®n sobre c¨®mo declarar el pago retroactivo a la SSA, vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 957, Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration (C¨®mo declarar salarios atrasados y pagos especiales de salarios a la Administraci¨®n del Seguro Social).

Compensaci¨®n por enfermedad.

Por regla general, la compensaci¨®n por enfermedad es toda cantidad que usted paga conforme a un plan a un empleado que no puede trabajar debido a una enfermedad o lesi¨®n. Estas cantidades a veces son pagadas por un tercero, como una compa?¨ªa de seguros o un fideicomiso de empleados. En cualquier caso, estos pagos est¨¢n sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Estos impuestos no se aplican a la compensaci¨®n por enfermedad pagada m¨¢s de 6 meses naturales despu¨¦s del ¨²ltimo mes natural en que el empleado trabaj¨® para el empleador. Los pagos siempre est¨¢n sujetos al impuesto federal sobre el ingreso. Vea el apartado 6 de la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 15-A para m¨¢s informaci¨®n.

Servicios de protecci¨®n de identidad.

El valor de los servicios de protecci¨®n de identidad proporcionados a un empleado por el empleador no est¨¢ incluido en el ingreso bruto del empleado y no necesariamente tiene que declararse en una declaraci¨®n informativa (como el Formulario W-2) presentado para un empleado. Esto incluye los servicios de protecci¨®n de identidad proporcionados antes de que ocurra una filtraci¨®n de datos. Esta excepci¨®n no aplica a efectivo recibido en lugar de servicios de protecci¨®n de identidad o ingresos recibidos bajo una p¨®liza de seguro contra robo de identidad. Para m¨¢s informaci¨®n, vea el Announcement 2015-22 (Anuncio 2015-22) que se encuentra en la p¨¢gina 288 del Internal Revenue Bulletin 2015-35 (Bolet¨ªn de Impuestos Internos 2015-35), disponible en IRS.gov/irb/2015-35_IRB#ANN-2015-22; y el Announcement 2016-02 (Anuncio 2016-02) que se encuentra en la p¨¢gina 283 del Internal Revenue Bulletin 2016-3 (Bolet¨ªn de Impuestos Internos 2016-03), disponible en IRS.gov/irb/2016-03_IRB#ANN-2016-02.

C¨®mo recaudar los impuestos sobre las propinas.

Usted tiene que recaudar el impuesto federal sobre el ingreso, el impuesto del Seguro Social y el impuesto del Medicare sobre el total de las propinas de los empleados. Las reglas que corresponden a la retenci¨®n de la parte correspondiente al empleado del impuesto del Medicare sobre las propinas tambi¨¦n corresponden a la retenci¨®n del Impuesto Adicional del Medicare una vez que los salarios y las propinas excedan de $200,000 en el a?o natural.

Puede recaudar estos impuestos de los salarios (excluyendo las propinas) o de otros fondos que el empleado ponga a su disposici¨®n. Vea Las propinas que se tratan como salarios suplementarios en el apartado 7 para m¨¢s informaci¨®n. Deje de retener el impuesto del Seguro Social de los salarios y propinas de los empleados cuando el total de los mismos alcance $176,100 para 2025; recaude el impuesto sobre el ingreso y el impuesto del Medicare para todo el a?o sobre todos los salarios y propinas. Usted es responsable de la parte del impuesto del Seguro Social correspondiente al empleador hasta que el total del salario pagado a cada empleado, incluyendo propinas, llegue al m¨¢ximo establecido para el a?o. Usted es responsable del impuesto del Medicare correspondiente al empleador para todo el a?o sobre todos salarios y propinas. Se considera que las propinas se pagan en el momento en que el empleado se las declara. Deposite los impuestos sobre las propinas seg¨²n su itinerario de dep¨®sito, como se describe en el apartado 11. Presente el Formulario 941 o el Formulario 944 para declarar la retenci¨®n y los impuestos sobre la n¨®mina sobre las propinas.

Regla de disposici¨®n.

Si, para el d¨ªa 10 del siguiente mes despu¨¦s del mes para el cual recibi¨® un informe de un empleado sobre las propinas, no tiene suficientes fondos del empleado disponibles para deducir el impuesto del empleado, ya no tiene que recaudarlo. Si no hay suficientes fondos disponibles, retenga los impuestos en el siguiente orden:

C¨®mo declarar las propinas.

Declare las propinas y cualquier cantidad de los impuestos del Seguro Social y del Medicare recaudados o no recaudados en el Formulario W-2 (Formulario 499R-2/W-2PR para empleadores ubicados en Puerto Rico), y en las l¨ªneas 5b, 5c y, si corresponde, 5d del Formulario 941 (en las l¨ªneas 4b, 4c y, si corresponde, 4d del Formulario 944). Declare un ajuste negativo en la l¨ªnea 9 del Formulario 941 (en la l¨ªnea 6 del Formulario 944) para los impuestos no recaudados del Seguro Social y del Medicare. Anote la cantidad de los impuestos no recaudados del Seguro Social y del Medicare en la casilla 12 del Formulario W-2 con los c¨®digos A y B, respectivamente. En el Formulario 499R-2/W-2PR, anote la cantidad no recaudada del impuesto del Seguro Social y del Medicare en las casillas 25 y 26, respectivamente. No incluya en la casilla 12 del Formulario W-2 el Impuesto Adicional del Medicare que no pudo recaudar. Para informaci¨®n adicional sobre c¨®mo declarar las propinas, vea el apartado 13 y las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3). Los empleadores ubicados en Puerto Rico, vean las Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) y W-3C (PR).

La Revenue Ruling 2012-18 (Resoluci¨®n Administrativa Tributaria 2012-18), provee pautas a empleadores sobre los impuestos del Seguro Social y del Medicare que se gravan sobre las propinas, incluyendo informaci¨®n sobre c¨®mo se declara la parte correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y del Medicare conforme a la secci¨®n 3121(q), la diferencia entre las propinas y los cargos administrativos y el cr¨¦dito conforme a la secci¨®n 45B. Vea la Revenue Ruling 2012-18 (Resoluci¨®n Administrativa Tributaria 2012-18) que se encuentra en la p¨¢gina 1032 del Internal Revenue Bulletin 2012-26 (Bolet¨ªn de Impuestos Internos 2012-26), disponible en IRS.gov/irb/2012-26_IRB#RR-2012-18.

Impuesto FUTA sobre propinas.

Si un empleado le declara por escrito $20 o m¨¢s en propinas en un mes, las propinas est¨¢n tambi¨¦n sujetas al impuesto FUTA.

Propinas asignadas.

Si usted opera un establecimiento grande de comida o bebidas, usted tiene que declarar las propinas asignadas en ciertas circunstancias. Sin embargo, no retenga los impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social o del Medicare sobre las propinas asignadas.

Un establecimiento grande de comida o bebidas es aqu¨¦l que est¨¢ ubicado en los 50 estados o en el Distrito de Columbia, provee comida o bebidas para consumo en instalaciones donde se acostumbra dar propinas y donde normalmente hab¨ªa m¨¢s de 10 empleados en un d¨ªa laborable t¨ªpico durante el a?o anterior.

Las propinas pueden ser asignadas por uno de tres m¨¦todos: horas trabajadas, entradas brutas o un acuerdo de buena fe. Para informaci¨®n sobre estos m¨¦todos de asignaci¨®n y para informaci¨®n sobre la presentaci¨®n electr¨®nica del Formulario 8027, vea las Instrucciones para el Formulario 8027. Para informaci¨®n adicional sobre c¨®mo presentar electr¨®nicamente el Formulario 8027 ante el IRS, vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 1239.

Programa de determinaci¨®n de tasa de propinas y educaci¨®n.

Los empleadores pueden participar en el Tip Rate Determination and Education Program (Programa de determinaci¨®n de la tasa de propinas y Educaci¨®n). El programa consiste principalmente de dos acuerdos voluntarios desarrollados para mejorar la declaraci¨®n de propinas ayudando a los contribuyentes a entender y cumplir con sus responsabilidades de declaraci¨®n de propinas. Los dos acuerdos son el Tip Rate Determination Agreement (Programa de determinaci¨®n de la tasa de propinas y educaci¨®n o TRDA, por sus siglas en ingl¨¦s) y el Tip Reporting Alternative Commitment (Compromiso alternativo de notificaci¨®n declaraci¨®n de propinas o TRAC, por sus siglas en ingl¨¦s). Un acuerdo de propina, el Gaming Industry Tip Compliance Agreement (Acuerdo de cumplimiento de propinas de la industria de los juegos de azar o GITCA, por sus siglas en ingl¨¦s), est¨¢ disponible para la industria de los juegos de azar (casinos). Para informaci¨®n adicional, vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 3144, Tips on Tips for Employer (Consejos sobre las propinas para el empleador).

Informaci¨®n adicional.

Aconseje a sus empleados que vean la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 531 o utilicen el IRS Interactive Tax Assistant (Asistente tributario interactivo) del IRS en IRS.gov/TipIncome para obtener ayuda para determinar si su ingreso de propinas es tributable y para informaci¨®n sobre c¨®mo declarar el ingreso de propinas.

¸é±ð³Ù±ð²Ô³¦¾±¨®²Ô de salarios suplementarios cuando un empleado recibe $1 mill¨®n o m¨¢s en salarios suplementarios durante el a?o natural.

Reglas especiales aplican en la medida en que los salarios suplementarios pagados a cualquier empleado durante el a?o natural excedan $1 mill¨®n. Si un pago de salarios suplementarios, junto con otros pagos de salarios suplementarios realizados al empleado durante el a?o natural, excede $1 mill¨®n, el exceso est¨¢ sujeto a la retenci¨®n del 37% (o la tasa m¨¢s alta de impuesto sobre el ingreso para el a?o). Retenga usando la tasa del 37% sin tener en cuenta el Formulario W-4 del empleado. Al determinar los salarios suplementarios pagados al empleado durante el a?o, incluya los pagos de todas los negocios bajo control com¨²n. Para m¨¢s informaci¨®n, vea la Treasury Decision 9276 (Decisi¨®n del Tesoro 9276) que se encuentra en la p¨¢gina 423 del Internal Revenue Bulletin 2006-37 (Bolet¨ªn de Impuestos Internos 2006-37), disponible en IRS.gov/irb/ 2006-37_IRB#TD-9276.

¸é±ð³Ù±ð²Ô³¦¾±¨®²Ô de salarios suplementarios cuando un empleado no recibe $1 mill¨®n en salarios suplementarios durante el a?o natural.

Si los salarios suplementarios pagados a cualquier empleado durante el a?o natural son menos o iguales a $1 mill¨®n, las siguientes reglas aplican para determinar la cantidad de impuestos sobre el ingreso a retener.

Salarios suplementarios combinados con salarios regulares.

Si pag¨® salarios suplementarios en conjunto con salarios regulares, pero no especifica la cantidad de cada uno, retenga el impuesto federal sobre el ingreso como si el total fuera un solo pago para un per¨ªodo de n¨®mina regular.

Salarios suplementarios identificados por separado de los salarios regulares.

Si pag¨® salarios suplementarios por separado (o los combina en un solo pago especificando la cantidad de cada uno), el m¨¦todo de retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso depende parcialmente de si retuvo el impuesto sobre el ingreso de los salarios regulares de su empleado.

Las propinas que se tratan como salarios suplementarios.

Retenga el impuesto sobre el ingreso sobre las propinas de los salarios ganados por el empleado o de otros fondos que el empleado ponga a su disposici¨®n. No retenga el impuesto sobre el ingreso adeudado sobre las propinas del empleado. Si un empleado recibe salarios regulares y declara propinas, calcule la retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso como si las propinas fueran salarios suplementarios. Si retuvo el impuesto sobre el ingreso de los salarios regulares en el a?o natural actual o el a?o natural inmediatamente anterior, usted puede hacer la retenci¨®n sobre las propinas usando el m¨¦todo (1)(a) o (1)(b) discutidos anteriormente en este apartado bajo Salarios suplementarios identificados por separado de los salarios regulares. Si no retuvo el impuesto sobre el ingreso sobre los salarios regulares en el a?o natural actual o el a?o natural inmediatamente anterior, sume las propinas a los salarios regulares y retenga el impuesto sobre el ingreso sobre el total usando el m¨¦todo (1)(b) discutido anteriormente. Los empleadores tambi¨¦n tienen la opci¨®n de tratar las propinas como salarios regulares en lugar de salarios suplementarios. Los cargos por servicios no son propinas, por lo tanto, retenga los impuestos sobre los cargos como lo har¨ªa sobre los salarios regulares.

Pago de vacaciones.

El pago de vacaciones est¨¢ sujeto a retenci¨®n como si fuera un pago de salarios regular. Cuando el pago por vacaciones es adicional a los salarios regulares por el per¨ªodo de vacaciones (por ejemplo, un pago ¨²nico anual de licencia de vacaciones no utilizadas), tr¨¢telo como un pago suplementario. Si el pago de vacaciones es por un per¨ªodo de tiempo m¨¢s largo que su per¨ªodo de n¨®mina regular, distrib¨²yalo entre los per¨ªodos de pago por los que lo paga.

No hay per¨ªodo de n¨®mina regular.

Cuando usted no tenga un per¨ªodo de n¨®mina regular, retenga el impuesto como si pagara salarios por un per¨ªodo de n¨®mina diario o miscel¨¢neo. Calcule el n¨²mero de d¨ªas (incluyendo domingos y d¨ªas de fiesta) en el per¨ªodo cubierto por el pago del salario. Si los salarios no est¨¢n relacionados con un per¨ªodo de tiempo espec¨ªfico (por ejemplo, las comisiones pagadas al finalizar una venta), cuente hacia atr¨¢s el n¨²mero de d¨ªas desde el per¨ªodo de pago hasta el ¨²ltimo de los siguientes:

Empleado pagado por un per¨ªodo de menos de 1 semana.

Cuando le paga a un empleado por un per¨ªodo de menos de 1 semana, y el empleado firma una declaraci¨®n bajo pena de perjurio indicando que no est¨¢ trabajando para ning¨²n otro empleador durante la misma semana por salarios sujetos a retenci¨®n, calcule la retenci¨®n basada en un per¨ªodo de n¨®mina semanal. Si el empleado m¨¢s tarde comienza a trabajar para otro empleador por salarios sujetos a retenci¨®n, el empleado tiene que notificarle dentro de los 10 d¨ªas. Luego, calcula la retenci¨®n en base al per¨ªodo diario o miscel¨¢neo.

Pago con la declaraci¨®n.

Puede hacer un pago con un Formulario 941, un Formulario 943, un Formulario 944 o un Formulario 945 presentado a tiempo en lugar de depositar, sin incurrir en una multa, si alguna de las siguientes condiciones aplica:

Requisitos de dep¨®sito por separado para las obligaciones tributarias no relacionadas con la n¨®mina (Formulario 945).

Se requieren dep¨®sitos separados para la retenci¨®n de impuestos sobre el ingreso relacionados o con la n¨®mina y los no relacionados con la n¨®mina. No combine los dep¨®sitos para las obligaciones tributarias de los Formularios 941 (o del Formulario 943 o del Formulario 944) y del Formulario 945. Por lo general, las reglas de dep¨®sito para las obligaciones no relacionadas con la n¨®mina son las mismas que se discuten a continuaci¨®n, excepto que las reglas se aplican a un per¨ªodo de declaraci¨®n anual en lugar de trimestral. Si la cantidad total de impuestos para el a?o declarado en el Formulario 945 es menos de $2,500, no est¨¢ requerido a hacer dep¨®sitos durante el a?o. Vea las Instrucciones para el Formulario 945 por separado para m¨¢s informaci¨®n.

Requisitos de dep¨®sito por separado para los empleadores de trabajadores agropecuarios y no agropecuarios.

Si emplea tanto a trabajadores agropecuarios como no agropecuarios, tiene que tratar los impuestos sobre la n¨®mina de los trabajadores agropecuarios (los impuestos del Formulario 943) por separado de los impuestos sobre la n¨®mina de los trabajadores no agropecuarios (los impuestos del Formulario 941/944). Los impuestos del Formulario 943 y los impuestos del Formulario 941/944 no se combinan para prop¨®sitos de aplicar cualquiera de las reglas de itinerario de dep¨®sitos. Si se tiene que realizar un dep¨®sito, deposite los impuestos del Formulario 941/944 y los impuestos del Formulario 943 haciendo dep¨®sitos por separado. Por ejemplo, si usted es depositante de itinerario mensual tanto para los impuestos del Formulario 941/944 como para los impuestos del Formulario 943 y su obligaci¨®n tributaria al final de abril es de $1,500 declarable en el Formulario 941/944 y de $1,200 declarable en el Formulario 943, deposite ambas cantidades a m¨¢s tardar el 15 de mayo. Use una transacci¨®n para depositar los $1,500 de impuestos del Formulario 941/944 y otra transacci¨®n para depositar los $1,200 de impuestos del Formulario 943.

Formulario 941.

Si usted pag¨® salarios sujetos a la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso (incluyendo el pago de compensaci¨®n por enfermedad y las prestaciones suplementarias por desempleo) o los impuestos del Seguro Social y del Medicare, usted tiene que presentar el Formulario 941 trimestral aun si no tiene impuestos que declarar, a menos que haya presentado una declaraci¨®n final, reciba del IRS una notificaci¨®n de que re¨²ne los requisitos para presentar el Formulario 944 o alguna de las excepciones discutidas m¨¢s adelante aplique. Adem¨¢s, si se le requiere presentar los Formularios 941 pero cree que sus impuestos sobre la n¨®mina para el a?o natural ser¨¢n de $1,000 o menos y a usted le gustar¨ªa presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 941, usted tiene que comunicarse con el IRS durante el primer trimestre natural del a?o tributario para solicitar el permiso para presentar el Formulario 944. Antes de poder presentar este formulario, tiene que recibir una notificaci¨®n por escrito del IRS para presentar el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. Para m¨¢s informaci¨®n sobre c¨®mo solicitar presentar el Formulario 944, incluyendo los m¨¦todos y la fecha l¨ªmite para realizar una una solicitud, vea las Instrucciones para el Formulario 944. El Formulario 941 tiene que ser presentado para el ¨²ltimo d¨ªa del mes siguiente al final del trimestre. Sin embargo, si realiz¨® dep¨®sitos a tiempo en el pago total de sus impuestos para el trimestre, puede presentar su declaraci¨®n a m¨¢s tardar el d¨ªa 10 del segundo mes siguiente al final del trimestre. Vea Calendario, anteriormente.

Formulario 943.

Tiene que presentar el Formulario 943 por cada a?o natural a partir del primer a?o en que pague $2,500 o m¨¢s por trabajo agropecuario o emplee a un trabajador agropecuario que cumpla con el requisito de los $150 explicado bajo Impuestos del Seguro Social y del Medicare , en el apartado 9. No declare estos salarios en el Formulario 941, en el Formulario 944 o en el Formulario 945. Presente su Formulario 943 para 2024 antes del 31 de enero de 2025. Sin embargo, si usted realiz¨® dep¨®sitos a tiempo en pago total de sus impuestos para el a?o, puede presentar antes del 10 de febrero de 2025.

Formulario 944.

Si usted recibe notificaci¨®n por escrito de que califica para el programa del Formulario 944, usted tiene que presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 941. Usted tiene que presentar el Formulario 944 aun si no tiene impuestos que declarar (o tiene impuestos a declarar que exceden $1,000), a menos que presente una declaraci¨®n final para el a?o anterior. Si usted recibe una notificaci¨®n para presentar el Formulario 944, pero prefiere presentar el Formulario 941, usted puede solicitar que le cambien los requisitos de presentaci¨®n al Formulario 941 durante el primer trimestre natural del a?o tributario. Para m¨¢s informaci¨®n sobre c¨®mo solicitar presentar el Formulario 941, incluyendo los m¨¦todos y fechas de vencimiento para hacer la solicitud, vea las Instrucciones para el Formulario 944. Presente su Formulario 944 para 2024 a m¨¢s tardar el 31 de enero de 2025. Sin embargo, si usted hizo dep¨®sitos a tiempo en el pago total de sus impuestos para el a?o, puede presentar antes del 10 de febrero de 2025.

Formulario 945.

Si usted retuvo o se le requiere retener el impuesto federal sobre el ingreso (incluyendo la retenci¨®n adicional de impuesto) de pagos no relacionados con la n¨®mina, tiene que presentar el Formulario 945. Todas las retenciones de impuestos federales sobre los ingresos de pagos no relacionados con la n¨®mina que se declaran en los Formularios 1099 o en el Formulario W-2G tienen que ser incluidos en el Formulario 945, y no en otro formulario como el Formulario 1040-ES, Impuesto Estimado Personal. No declare en el Formulario 945 la retenci¨®n que se requiere a presentar en el Formulario 1042, Annual Withholding Tax Return for U.S. Source Income of Foreign Persons (Declaraci¨®n anual de la retenci¨®n de impuestos para personas extranjeras con fuentes de ingresos estadounidenses). No tiene que presentar el Formulario 945 para aquellos a?os en los que no tenga una obligaci¨®n tributaria no relacionada con la n¨®mina. Presente su Formulario 945 para 2024 a m¨¢s tardar el 31 de enero de 2025. Sin embargo, si usted realiz¨® dep¨®sitos a tiempo en el pago total de sus impuestos para el a?o, puede presentar antes del 10 de febrero de 2025.

Excepciones.

Las siguientes excepciones aplican a los requisitos de presentaci¨®n para el Formulario 941 y el Formulario 944:

E-file.

El sistema electr¨®nico e-file del IRS le permite al contribuyente presentar electr¨®nicamente el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 y el Formulario 945. Para informaci¨®n adicional, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile, o llame al 866-255-0654.

Presentaci¨®n electr¨®nica por agentes declarantes.

Los agentes declarantes que presentan el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945 para grupos de contribuyentes pueden presentarlos electr¨®nicamente. Para detalles, vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 3112, IRS e-file Application and Participation (Solicitud y participaci¨®n en el IRS e-file). Para informaci¨®n sobre la presentaci¨®n electr¨®nica vea el Revenue Procedure 2007-40 (Procedimiento Administrativo Tributario 2007-40) que se encuentra en la p¨¢gina 1488 del Internal Revenue Bulletin 2007-26 (Bolet¨ªn de Impuestos Internos 2007-26), disponible en IRS.gov/irb/2007-26_IRB#RP-2007-40. Para informaci¨®n sobre los diferentes tipos de arreglos de terceros pagadores, vea el apartado 16.

Presentaci¨®n electr¨®nica por las CPEO.

A excepci¨®n del primer trimestre (s¨®lo el Formulario 941) en que la CPEO es certificada, las CPEO est¨¢n requeridas a presentar electr¨®nicamente el Formulario 941 con el Anexo R (Formulario 941) o, si corresponde, el Formulario 943 con el Anexo R (Formulario 943). Bajo ciertas circunstancias, el IRS puede eliminar el requisito de presentaci¨®n electr¨®nica. Para solicitar la exenci¨®n, la CPEO tiene que presentar una declaraci¨®n escrita usando el IRS Online Registration System for Professional Employer Organizations (Sistema de registro en l¨ªnea para organizaciones de empleadores profesionales del IRS) al menos 45 d¨ªas antes de la fecha vencimiento de la declaraci¨®n para la cual la CPEO no puede presentar electr¨®nicamente. Para informaci¨®n adicional sobre c¨®mo solicitar la exenci¨®n de presentaci¨®n electr¨®nica, acceda a IRS.gov/CPEO. Vea tambi¨¦n IRS.gov/irb/2023-13_IRB#RP-2023-18.

Multas.

Para cada mes completo o parcial que una declaraci¨®n no es presentada cuando se requiere hacerlo, se impondr¨¢ una multa por presentar fuera de plazo del 5% de la cantidad del impuesto adeudado con esa declaraci¨®n. La multa m¨¢xima es, generalmente, el 25% del impuesto adeudado. Adem¨¢s, por cada mes completo o parcial que el impuesto se pague tarde, se impondr¨¢ una multa por pago atrasado del 0.5% por mes de la cantidad del impuesto. Para contribuyentes individuales la multa por pago atrasado se reduce del 0.5% por mes al 0.25% por mes si hay un acuerdo de pagos a plazos vigente. Usted tiene que haber presentado su declaraci¨®n a m¨¢s tardar en la fecha de vencimiento para reunir los requisitos para la multa reducida. La cantidad m¨¢xima de la multa por pago atrasado tambi¨¦n es del 25% del impuesto adeudado. Si ambas multas se imponen en cualquier mes, la multa por presentar fuera de plazo es reducida por la cantidad de la multa por pago atrasado. Las multas no se le cobrar¨¢n si tiene una causa razonable por la cual no present¨® o no pag¨®. Si recibi¨® una notificaci¨®n de multa, puede explicar por qu¨¦ cree que existe una causa razonable.

Si los impuestos sobre el ingreso, el Seguro Social o el Medicare que tienen que ser retenidos no se retienen o se pagan, usted puede ser personalmente responsable de la multa por recuperaci¨®n del fondo fiduciario. Vea Multa por recuperaci¨®n del fondo fiduciario en el apartado 11.

Por lo general, el uso de un tercero pagador, tal como un PSP o agente declarante, no exonera al empleador de la responsabilidad de asegurarse de que las declaraciones de impuestos sean presentadas a tiempo y que los impuestos sean pagados o depositados correctamente y a tiempo. Sin embargo, vea Organizaci¨®n de empleadores profesionales certificada (CPEO), en el apartado 16 para una excepci¨®n.

No presente m¨¢s de una declaraci¨®n por per¨ªodo de declaraci¨®n.

Los empleadores con m¨²ltiples locales o divisiones tienen que presentar solamente un Formulario 941 por trimestre o un Formulario 944 por a?o. Un empleador agropecuario tiene que presentar s¨®lo un Formulario 943 por a?o. Un pagador de pagos no relacionados con la n¨®mina que retuvo el impuesto sobre el ingreso o la retenci¨®n adicional tiene que presentar s¨®lo un Formulario 945 por a?o. Presentar m¨¢s de una declaraci¨®n podr¨¢ causar demoras en la tramitaci¨®n de su declaraci¨®n y puede requerir correspondencia entre usted y el IRS. Para informaci¨®n sobre c¨®mo hacer ajustes a declaraciones presentadas anteriormente, vea el apartado 13.

Recordatorios sobre la presentaci¨®n.

Declaraci¨®n final.

Si su negocio dej¨® de operar, usted tiene que presentar una declaraci¨®n final para el ¨²ltimo trimestre (¨²ltimo a?o para el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945) en el cual fueron pagados salarios (pagos no relacionados con la n¨®mina para el Formulario 945). Si usted contin¨²a pagando salarios u otra compensaci¨®n para los per¨ªodos siguientes a la terminaci¨®n de sus operaciones, tiene que presentar declaraciones para esos per¨ªodos. Vea las Instrucciones para el Formulario 941, las Instrucciones para el Formulario 943, las Instrucciones para el Formulario 944 o las Instrucciones para el Formulario 945 para detalles sobre c¨®mo presentar una declaraci¨®n final.

Si usted est¨¢ requerido a presentar una declaraci¨®n final, tambi¨¦n est¨¢ requerido a entregar los Formularios W-2 a sus empleados y presentar los Formularios W-2 y W-3 ante la SSA para la fecha de vencimiento de su declaraci¨®n final. No env¨ªe el original o copia de su Formulario 941, Formulario 943 o el Formulario 944 a la SSA. Vea las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 para informaci¨®n adicional. Los empleadores en Puerto Rico, vean las Instrucciones para los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR).

Presentaci¨®n atrasada de declaraciones de a?os anteriores.

Obtenga una copia del Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945 (y sus instrucciones por separado) que muestre una fecha de revisi¨®n del a?o y, si aplica, el trimestre en el cual se present¨® la declaraci¨®n atrasada. El Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 y el Formulario 945 del a?o y/o trimestre anterior est¨¢n disponibles respectivamente en IRS.gov/Form941SP, en IRS.gov/Form943SP, en IRS.gov/Form944SP y en IRS.gov/Form945 (seleccione el enlace para todas las revisiones bajo ¡°Otros art¨ªculos que le podr¨ªan ser ¨²tiles¡± (Other items you may find useful para el Formulario 945)). Tambi¨¦n vea C¨®mo ordenar formularios, instrucciones y publicaciones de impuestos, anteriormente. Comun¨ªquese con el IRS al 800-829-4933 si tiene alguna pregunta sobre la presentaci¨®n atrasada de declaraciones.

C¨®mo declarar las discrepancias entre Formularios 941, Formularios 943 o Formularios 944 con Formularios W-2 y Formularios W-3.

Cuando hay discrepancias entre los Formularios 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 presentados ante el IRS y los Formularios W-2 y W-3 presentados ante la SSA, el IRS o la SSA podr¨ªa comunicarse con usted para resolver estas discrepancias.

Tome los siguientes pasos para reducir discrepancias:

No declare la retenci¨®n adicional de impuesto o la retenci¨®n sobre pagos no relacionados con la n¨®mina, tales como pensiones, anualidades y ganancias de juego, en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944. La retenci¨®n sobre los pagos no relacionados con la n¨®mina se declara en los Formularios 1099 o en el Formulario W-2G y tiene que declararse en el Formulario 945. S¨®lo los impuestos y la retenci¨®n declarada en el Formulario W-2 deben ser declarados en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944.

Las cantidades declaradas en los Formularios W-2, W-3 y los Formularios 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 pueden no coincidir por razones v¨¢lidas. Por ejemplo, si usted retuvo cualquier Impuesto Adicional del Medicare de los salarios de sus empleados, la cantidad del impuesto del Medicare que se declar¨® en la columna 2 de la l¨ªnea 5c de los Formularios 941, en la l¨ªnea 5 del Formulario 943 o en la columna 2 de la l¨ªnea 4c del Formulario 944, no ser¨¢n el doble de la cantidad del Impuesto Adicional del Medicare retenido que se declar¨® en la casilla 6 del Formulario W-3 (la casilla 13 del Formulario W-3 (PR)) debido a que el Impuesto Adicional del Medicare solamente se le impone al empleado; no hay parte correspondiente al empleador del Impuesto Adicional del Medicare. Aseg¨²rese de que haya razones v¨¢lidas para esas discrepancias. Mantenga su reconciliaci¨®n de manera que usted tenga un registro de por qu¨¦ las cantidades no coinciden en caso de que reciba solicitudes de informaci¨®n por parte del IRS o de la SSA. Vea las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941) si usted necesita explicar cualesquier discrepancias que fueron causadas por una adquisici¨®n, fusi¨®n estatutaria o consolidaci¨®n.

?Qui¨¦n tiene que pagar?

Use los tres siguientes requisitos para determinar si usted tiene que pagar el impuesto FUTA. Cada requisito corresponde a una categor¨ªa diferente de empleado y cada una es independiente de las otras. Si un requisito describe su situaci¨®n, usted est¨¢ sujeto al impuesto FUTA sobre los salarios que usted les pag¨® a los empleados en esa categor¨ªa durante el a?o natural actual.

Para determinar si re¨²ne alguna de las dos condiciones descritas anteriormente para los trabajadores agropecuarios, usted tiene que contar los salarios pagados a extranjeros admitidos a los Estados Unidos temporalmente para desempe?ar labores agropecuarias, tambi¨¦n conocidos como trabajadores con visa H-2A. Sin embargo, los salarios pagados a dichos trabajadores con visa H-2A no est¨¢n sujetos al impuesto FUTA.

Por lo general, los trabajadores agropecuarios que son provistos por l¨ªderes de cuadrilla, seg¨²n se describe anteriormente en el apartado 2, se consideran empleados del operador de dicha granja para prop¨®sitos del impuesto FUTA a menos que (a) el l¨ªder de cuadrilla est¨¦ inscrito conforme a la Migrant and Seasonal Agricultural Worker Protection Act (Ley de Protecci¨®n de Trabajadores Agr¨ªcolas Migrantes y Temporeros); o (b) casi todos los trabajadores agropecuarios provistos por el l¨ªder de cuadrilla operan o proporcionan servicios de mantenimiento a tractores, maquinaria de cosecha o de fumigaci¨®n a¨¦rea u otro tipo de maquinaria provistos por el l¨ªder de cuadrilla. Por lo tanto, si el punto (a) o el punto (b) corresponde, los trabajadores agropecuarios, por lo general, son empleados del l¨ªder de cuadrilla.

C¨®mo calcular el impuesto FUTA.

Para 2025, la tasa del impuesto FUTA es el 6.0%. La tasa aplica a los primeros $7,000 de salarios que usted pag¨® a cada empleado durante el a?o natural. La cantidad de $7,000 es la base salarial federal. Su base salarial estatal podr¨ªa ser distinta.

Por lo general, usted puede reclamar un cr¨¦dito por el impuesto FUTA por los pagos efectuados al fondo para el desempleo estatal. El cr¨¦dito podr¨ªa ser de hasta el 5.4% de los salarios sujetos al impuesto FUTA. Si usted tiene derecho a la cantidad m¨¢xima de cr¨¦dito del 5.4%, la tasa del impuesto FUTA despu¨¦s de considerar el cr¨¦dito es el 0.6%. A usted le corresponde el cr¨¦dito m¨¢ximo si pag¨® sus impuestos estatales para el desempleo en su totalidad, a tiempo y sobre todos los salarios que est¨¢n sujetos al impuesto FUTA y siempre y cuando no se haya determinado que el estado es un estado con reducci¨®n en el cr¨¦dito. Vea las Instrucciones para el Formulario 940 para determinar el cr¨¦dito.

En algunos estados, los salarios sujetos al impuesto por desempleo estatal son los mismos salarios sujetos al impuesto FUTA. Sin embargo, ciertos estados excluyen algunos tipos de salarios del desempleo estatal, aunque est¨¦n sujeto al impuesto FUTA (por ejemplo, salarios pagados a oficiales corporativos, ciertos pagos por compensaci¨®n por enfermedad por las uniones y ciertas prestaciones suplementarias). En dicho caso, usted puede estar requerido a depositar m¨¢s del 0.6% del impuesto FUTA sobre esos salarios. Vea las Instrucciones para el Formulario 940 para orientaci¨®n adicional.

.En los a?os en los que hay estados de reducci¨®n en el cr¨¦dito, tiene que incluir las obligaciones adeudadas por reducci¨®n en el cr¨¦dito con el dep¨®sito del cuarto trimestre. Puede depositar la obligaci¨®n adicional anticipada a lo largo del a?o, pero no se vence sino hasta la fecha de vencimiento del dep¨®sito correspondiente al cuarto trimestre, y la obligaci¨®n asociada debe registrarse como incurrida en el cuarto trimestre. Vea las Instrucciones para el Formulario 940 para m¨¢s informaci¨®n..

Empleador sucesor.

Si usted adquiri¨® un negocio de otro empleador que era responsable del impuesto FUTA, es posible que pueda incluir los salarios que el empleador pag¨® a los empleados que siguen trabajando para usted al calcular la base salarial de $7,000. Vea las Instrucciones para el Formulario 940.

Dep¨®sitos del impuesto FUTA.

Para prop¨®sitos de determinar la cantidad a depositar, calcule la cantidad de impuesto FUTA trimestralmente. Multiplique la cantidad de salarios tributables pagados durante el trimestre por el 0.6%. Esta cantidad puede necesitar ser ajustada, sin embargo, dependiendo del derecho que usted tenga al cr¨¦dito por contribuciones al fondo de desempleo estatal. Vea las Instrucciones para el Formulario 940. No siga depositando el impuesto FUTA sobre los salarios de un empleado cuando los mismos exceden de $7,000 durante el a?o natural.

Si su obligaci¨®n tributaria de FUTA para cualquier trimestre natural es $500 o menos, no tiene que depositar dicho impuesto. En su lugar, puede traspasar y a?adir dicha obligaci¨®n a la obligaci¨®n que calcular¨¢ en el trimestre siguiente para saber si tiene que hacer un dep¨®sito. Si su obligaci¨®n tributaria del impuesto FUTA para cualquier trimestre natural es $500 o m¨¢s (incluyendo toda cantidad del impuesto FUTA de alg¨²n trimestre anterior) tiene que depositarla por medio de la EFT. Vea el apartado 11 para informaci¨®n adicional sobre las EFT.

Empleados dom¨¦sticos.

Usted no est¨¢ sujeto a depositar el impuesto FUTA para los empleados dom¨¦sticos a menos que declare sus salarios en el Formulario 941, el Formulario 943, o el Formulario 944. Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 926 para m¨¢s informaci¨®n.

Cu¨¢ndo depositar.

Deposite el impuesto FUTA a m¨¢s tardar el ¨²ltimo d¨ªa del primer mes siguiente al final del trimestre. Si la fecha de vencimiento para hacer el dep¨®sito cae en s¨¢bado, domingo o d¨ªa de fiesta oficial, usted puede depositar el pr¨®ximo d¨ªa laborable. Vea D¨ªa de fiesta oficial, en el apartado 11, para una lista de los d¨ªas de fiesta oficiales para 2025.

Si su obligaci¨®n tributaria para el cuarto trimestre (m¨¢s toda cantidad no depositada de alg¨²n trimestre anterior) es m¨¢s de $500, deposite la cantidad total para la fecha de vencimiento del Formulario 940 (31 de enero). Si es $500 o menos, usted puede hacer un dep¨®sito, pagar el impuesto con una tarjeta de cr¨¦dito o d¨¦bito o pagar el impuesto con su Formulario 940 antes del 31 de enero. Si usted presenta un Formulario 940 electr¨®nicamente, usted puede presentar electr¨®nicamente (e-file) y usar EFW para pagar el saldo adeudado. Para informaci¨®n adicional sobre c¨®mo pagar sus impuestos con una tarjeta de cr¨¦dito o d¨¦bito o usando el EFW, acceda a IRS.gov/Pagos.

C¨®mo declarar el impuesto FUTA.

Use el Formulario 940 para declarar el impuesto FUTA. Presente su Formulario 940 para 2024 para el 31 de enero de 2025. Sin embargo, si deposit¨® todos sus impuestos FUTA a su vencimiento, puede presentar en o antes del 10 de febrero de 2025.

Presentaci¨®n electr¨®nica del Formulario 940.

El programa e-file del Formulario 940 le permite al contribuyente presentar electr¨®nicamente un Formulario 940 original y un Formulario 940 enmendado. Para m¨¢s informaci¨®n, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile o llame al 866-255-0654.

Empleados dom¨¦sticos.

Si usted no declar¨® los impuestos del trabajo sobre el empleo de empleados dom¨¦sticos en el Formulario 941, el Formulario 943, o el Formulario 944, declare el impuesto FUTA para esos empleados en el Anexo H (Formulario 1040). Vea la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 926 para m¨¢s informaci¨®n. Usted tiene que tener un EIN para presentar el Anexo H (Formulario 1040).

Presentaci¨®n electr¨®nica por agentes declarantes.

Los agentes declarantes que presentan los Formularios 940 para grupos de contribuyentes pueden presentarlos electr¨®nicamente. Vea Presentaci¨®n electr¨®nica por agentes declarantes en el apartado 12.

Presentaci¨®n electr¨®nica por las CPEO.

Las CPEO est¨¢n requeridas a presentar electr¨®nicamente el Formulario 940 con el Anexo R (Formulario 940). Bajo ciertas circunstancias, el IRS puede eximirle del requisito de presentaci¨®n electr¨®nica. Para solicitar ser eximida, la CPEO tiene que presentar una solicitud escrita por medio del Online Registration System for Professional Employer Organizations (Sistema de registro en l¨ªnea para organizaciones de empleadores profesionales) del IRS al menos 45 d¨ªas antes de la fecha de vencimiento de la declaraci¨®n para la cual la CPEO no puede presentar electr¨®nicamente. Para informaci¨®n adicional sobre c¨®mo presentar una solicitud de exenci¨®n electr¨®nicamente, acceda a IRS.gov/CPEO. Tambi¨¦n vea el Revenue Procedure 2023-18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023-18).

Proveedor de servicios de n¨®mina (PSP).

Un PSP ayuda a administrar la n¨®mina y las tareas de impuestos relacionadas con la n¨®mina en nombre del empleador. Un PSP puede preparar cheques para los empleados, preparar y presentar las declaraciones de impuestos sobre la n¨®mina, preparar los Formularios W-2 y hacer los dep¨®sitos de impuestos federales y otros pagos de impuestos federales. Un PSP realiza estas funciones usando el EIN del empleador. Un PSP no es responsable ni como empleador ni como agente del empleador por los impuestos sobre la n¨®mina del empleador. Si un empleador est¨¢ usando un PSP para realizar sus obligaciones tributarias, el empleador sigue siendo responsable por sus obligaciones de impuestos sobre la n¨®mina, incluyendo la responsabilidad por los impuestos sobre la n¨®mina.

Un empleador que usa un PSP debe asegurarse de que el PSP est¨¦ usando el EFTPS para hacer los dep¨®sitos de impuestos federales en nombre del empleador de manera que el empleador pueda confirmar que los pagos se est¨¢n efectuando en su nombre.

Agente declarante.

Un agente declarante es un tipo de PSP. Un agente declarante ayuda a administrar la n¨®mina y las obligaciones de n¨®mina en nombre del empleador, incluyendo la autorizaci¨®n para firmar y presentar electr¨®nicamente los formularios establecidos en el Formulario 8655, Reporting Agent Authorization (Autorizaci¨®n para un agente declarante). Un empleador usa el Formulario 8655 para autorizar a un agente declarante a realizar funciones en nombre del empleador. Un agente declarante realiza esas funciones usando el EIN del empleador. Un agente declarante no es responsable ni como empleador ni como agente del empleador por los impuestos sobre la n¨®mina del empleador. Si un empleador est¨¢ usando un agente declarante para realizar sus obligaciones tributarias, el empleador sigue siendo responsable por sus obligaciones de impuestos sobre la n¨®mina, incluyendo la responsabilidad por los impuestos sobre la n¨®mina.

Un agente declarante tiene que usar EFTPS para hacer los dep¨®sitos de los impuestos federales en nombre del empleador. El empleador tiene acceso a EFTPS para confirmar que los dep¨®sitos de impuestos federales se est¨¢n realizando en su nombre.

Para informaci¨®n adicional sobre agentes declarantes, vea el Revenue Procedure 2012-32 (Procedimiento Administrativo Tributario 2012-32) que se encuentra en la p¨¢gina 267 del Internal Revenue Bulletin 2012-34 (Bolet¨ªn de Impuestos Intenos 2012-34), disponible en IRS.gov/irb/2012-34_IRB#RP-2012-32; y la ±Ê³Ü²ú±ô¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô 1474, Technical Specifications Guide for Reporting Agent Authorization and Federal Tax Depositors (Gu¨ªa de especificaciones t¨¦cnicas para la autorizaci¨®n del agente declarante y los depositantes de impuestos federales).

Agente con un Formulario 2678 aprobado.

Un agente con un Formulario 2678 aprobado ayuda a administrar la n¨®mina y los asuntos relacionados con la n¨®mina en nombre del empleador. Un agente autorizado conforme a la secci¨®n 3504 puede pagar salarios o compensaci¨®n a algunos o todos los empleados de un empleador, preparar y presentar declaraciones de impuestos sobre la n¨®mina seg¨²n establecidas en el Formulario 2678, preparar los Formularios W-2 y hacer dep¨®sitos federales y otros pagos de impuestos federales. Un empleador utiliza el Formulario 2678 para solicitar autorizaci¨®n para designar a un agente a realizar funciones en nombre del empleador. Un agente con un Formulario 2678 aprobado est¨¢ autorizado a realizar estas funciones usando su propio EIN. El agente presenta el Anexo R (Formulario 941), o si aplica, el Anexo R (Formulario 943) para asignar salarios e impuestos a los empleadores que representa como agente.

Si un empleador utiliza un agente con un Formulario 2678 aprobado para realizar sus obligaciones tributarias, el agente y el empleador son responsables conjuntamente por los impuestos de la n¨®mina y las obligaciones tributarias para las cuales el agente est¨¢ autorizado a realizar.

El Formulario 2678 no aplica a los impuestos FUTA declarados en el Formulario 940 a menos que el empleador sea un beneficiario de servicios de cuidado en el hogar recibiendo los servicios a trav¨¦s de un programa administrado por una agencia gubernamental federal, estatal o local.

Para m¨¢s informaci¨®n sobre un agente con un Formulario 2678 aprobado, vea el Revenue Procedure 2013-39 (Procedimiento Administrativo Tributario 2013-39) que se encuentra en la p¨¢gina 830 del Internal Revenue Bulletin 2013-52 (Bolet¨ªn de Impuestos Internos 2013-52), disponible en IRS.gov/irb/2013-39_IRB#RP-2013-52.

Pagador designado conforme a la secci¨®n 3504.

En ciertas circunstancias el IRS puede designar a un tercero pagador para realizar los actos de un empleador. El IRS designar¨¢ un tercero pagador en nombre de un empleador si el tercero pagador tiene un acuerdo de servicio con el empleador. Un acuerdo de servicio es un acuerdo entre el tercero pagador y un empleado en el cual el tercero pagador (1) afirma que es el empleador de individuos que realizan servicios para el empleador; (2) paga salarios a los individuos que realizan servicios para el empleador; y (3) asume la responsabilidad de retener, declarar y pagar los impuestos federales sobre la n¨®mina por los salarios que le paga a los individuos que realizan servicios para el empleador.

Un pagador designado conforme a la secci¨®n 3504 realiza obligaciones bajo un acuerdo de servicio usando su propio EIN. Si el IRS designa un tercero pagador conforme a la secci¨®n 3504, el tercero pagador y el empleador son responsables en conjunto por los impuestos sobre la n¨®mina y las obligaciones tributarias relacionadas con impuestos para las cuales el tercero pagador es designado.

Para informaci¨®n adicional sobre un pagador designado conforme a la secci¨®n 3504, vea la secci¨®n 31.3504-2 del Reglamento.

Organizaci¨®n de empleadores profesionales certificada (CPEO).

La Ley Stephen Beck Jr., Logro de una Mejor Calidad de Vida de 2014, o ABLE, por sus siglas en ingl¨¦s requiri¨® que el IRS estableciera un programa de certificaci¨®n voluntaria para las organizaciones de empleadores profesionales (PEO, por sus siglas en ingl¨¦s). Las PEO se encargan de manejar varias responsabilidades administrativas de n¨®mina y declaraciones de impuestos de sus clientes de negocios y, por lo general, se les paga una tarifa basada en los costos de n¨®mina. Para certificarse y mantener la certificaci¨®n conforme al programa de certificaci¨®n, las organizaciones de empleadores profesionales certificadas (CPEO, por sus siglas en ingl¨¦s) tienen que cumplir con varios requisitos descritos en las secciones 3511 y 7705 y las gu¨ªas relacionadas que se han publicado. La certificaci¨®n como una CPEO puede afectar las obligaciones de impuestos sobre la n¨®mina tanto de la CPEO como las de sus clientes. Por lo general, para prop¨®sitos de los impuestos sobre la n¨®mina, una CPEO es tratada como el empleador de cualquier individuo que realiza servicios para un cliente de la CPEO y que est¨¢ cubierto por un contrato descrito en la secci¨®n 7705(e)(2) entre la CPEO y el cliente (contrato de la CPEO), pero s¨®lo para los salarios y otra compensaci¨®n pagados al individuo por la CPEO. Sin embargo con respecto a ciertos empleados cubiertos por un contrato de la CPEO, tambi¨¦n puede ser tratado como un empleador de los empleados y, en consecuencia, tambi¨¦n pueden ser responsable de los impuestos sobre la n¨®mina aplicados a los salarios y otras compensaciones pagados por la CPEO a dichos empleados. Para certificarse como una CPEO, la organizaci¨®n tiene que hacer la solicitud por medio del IRS Online Registration System (Sistema de registro en l¨ªnea para organizaciones de empleadores profesionales del IRS. Para m¨¢s informaci¨®n o solicitar certificarse como una CPEO, acceda a IRS.gov/CPEO.

Las CPEO tienen que completar el Anexo R (Formulario 940), el Anexo R (Formulario 941), o el Anexo R (Formulario 943) cuando presenten un Formulario 940, un Formulario 941, o un Formulario 943 agregado respectivamente. Las CPEO presentan el Formulario 8973 para notificar al IRS que comenzaron o terminaron un contrato de servicio con un cliente. Para convertirse en una CPEO, la organizaci¨®n tiene que presentar su solicitud a trav¨¦s del IRS Online Registration System (Sistema de registro en l¨ªnea del IRS). Para m¨¢s informaci¨®n o para solicitar convertirse en una CPEO, acceda a IRS.gov/CPEO. Tambi¨¦n vea el Revenue Procedure 2023-18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023-18).

.Si tanto el empleador como un agente autorizado conforme a la secci¨®n 3504 (o CPEO u otro tercero pagador) pagaron salarios a un empleado durante un trimestre, tanto el empleador como el agente autorizado conforme a la secci¨®n 3504 (o CPEO u otro tercero pagador, si corresponde) deben presentar el Formulario 941 declarando los salarios que cada entidad pag¨® al empleado durante el trimestre correspondiente y emitir los Formularios W-2 donde se declaran los salarios que cada entidad pag¨® al empleado durante el a?o..