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?chele un vistazo de cerca a c¨®mo durante la pandemia COVID-19 del a?o pasado, el departamento de tecnolog¨ªa del IRS edific¨® y lanz¨® la nueva herramienta para subir documentos en menos de 20 d¨ªas.

Conozca al IRS, su gente y los problemas que afectan a los contribuyentes

Por Nancy A. Sieger
CL-21-25SP, 26 de Agosto de 2021

Como Directora Ejecutiva de Informaci¨®n, estoy enfocada en modernizar los servicios que brindamos al p¨²blico, proteger los datos de los contribuyentes y usar la tecnolog¨ªa para hacer que el IRS sea m¨¢s accesible, eficiente y efectiva. Tenemos un talento incre¨ªble en la organizaci¨®n de tecnolog¨ªa del IRS, sin la falta de ideas. Aqu¨ª est¨¢ la historia de c¨®mo una de esas ideas se convirti¨® en la herramienta para subir documentos que transform¨® totalmente lo que es interactuar con el IRS para miles de contribuyentes.

Uno de mis objetivos como CIO es buscar maneras nuevas e innovadoras de facilitar tecnolog¨ªa, como proporcionar a nuestros clientes nuevas capacidades antes de que sepan que las necesitan. La presentaci¨®n de la herramienta para subir documentos (en ingl¨¦s) en es un gran ejemplo.

Cuando enfrentamos la crisis nacional el a?o pasado con COVID-19, las innovaciones que podr¨ªan haber tardado meses o incluso a?os en afianzarse parecieron suceder casi de la noche a la ma?ana. Nuestros empleados lidiaban con una gran acumulaci¨®n de papeles y sab¨ªamos que pod¨ªamos ayudar a aliviar la frustraci¨®n de los contribuyentes que no ten¨ªan la opci¨®n de subir documentos al IRS en l¨ªnea.

Si puede tomar una foto de un cheque en papel y hacer un dep¨®sito m¨®vil en su banco, ?por qu¨¦ no puede hacer algo similar con el IRS? Sab¨ªamos que pod¨ªamos crear r¨¢pidamente una sala segura para correspondencia digital y, a partir de ah¨ª, despegamos.

Progreso versus perfecci¨®n

Con el objetivo compartido y el entusiasmo por hacer avanzar este proyecto, reunimos a equipos de todo el IRS y, en menos de 20 d¨ªas, entregamos el "producto m¨ªnimo viable", como se conoce en los c¨ªrculos tecnol¨®gicos. Esto significa ofrecer inicialmente un conjunto de capacidades que podemos desarrollar con el tiempo. La belleza de trabajar de esta manera es que nos movemos r¨¢pido y aportamos valor inmediato a nuestros clientes. La clave es progresar m¨¢s que perfeccionar, teniendo en cuenta que con el tiempo se pueden agregar funcionalidad y ajustes.

En este caso, llevamos la tecnolog¨ªa a nuestros socios del IRS que trabajan directamente con los contribuyentes para el primer caso de uso: el programa automatizado de cr¨¦dito cuestionable (AQC). Se emite una Carta 4800C, Carta de contacto 30 d¨ªas de cr¨¦dito cuestionable para todos los casos de AQC, que informa al contribuyente acerca del incumplimiento previsto o rechaza un reclamo de reembolso o cr¨¦dito. Si el contribuyente no responde a esta carta, se emite una Carta 3219C, Notificaci¨®n estatutaria de incumplimiento, despu¨¦s de que expire el per¨ªodo de suspensi¨®n. Para que pueda imaginarse la monta?a de papel que genera este programa, en lo que va de este a?o, hemos emitido m¨¢s de 43,000 de estas cartas.

La herramienta para subir documentos es una nueva manera de ayudar a los contribuyentes a presentar documentos de manera m¨¢s eficiente para sustentar su reclamo. Dependiendo de la situaci¨®n, los tipos de documentos aceptables pueden incluir copias de estados de pagos o talonarios de cheques. Usted toma una foto de su documentaci¨®n y la herramienta le permite subir la imagen. Y as¨ª, el IRS puede acceder los datos y continuar trabajando en el caso. Los datos se ingresan sistem¨¢ticamente en una base de datos que el examinador de impuestos puede ver y acceder casi en tiempo real.

Para aquellos que han experimentado la prisa y la espera de comunicaciones por correo, este nuevo servicio es una mejora incre¨ªble. Tiene una confirmaci¨®n casi instant¨¢nea de que se recibi¨® su documentaci¨®n y, al reducir el inventario de correspondencia en papel, el IRS ahorra miles de horas que tradicionalmente se gastan en abrir, clasificar, escanear y archivar documentos.

M¨¢s aun, creamos la herramienta dentro de nuestro Portal empresarial integrado, que es la plataforma basada en la nube que usamos para el sitio web oficial IRS.gov y otras aplicaciones importantes como ?D¨®nde est¨¢ mi reembolso? y Ordenar transcripci¨®n. Al alojarnos en la infraestructura de la nube, tenemos otro servicio digital que es r¨¢pido, confiable y escalable. Podemos, y lo haremos, agregar funciones, expandir a otros casos de uso y personalizar la interfaz con el tiempo. Ya tenemos dos programas adicionales que usan la herramienta con interfaces personalizadas para cada uno.

La historia de c¨®mo creamos y lanzamos esta herramienta en menos de 20 d¨ªas destaca el talento y el ingenio de nuestros equipos de tecnolog¨ªa en el IRS. Frecuentemente aportamos nuevas ideas acerca de c¨®mo hacer que las innovaciones tecnol¨®gicas que experimentamos en casa y en el sector privado est¨¦n disponibles para los contribuyentes. No todos los proyectos pueden funcionar a esta velocidad, pero cuando podemos, lo hacemos. Con los recursos adecuados a bordo, podemos continuar actualizando nuestros sistemas, adaptarnos al panorama tecnol¨®gico cambiante y brindar a los contribuyentes el servicio del siglo XXI que necesitan y merecen.

Cambiando c¨®mo laboramos

Si usted quiere elegir el momento en que nuestra mentalidad colectiva cambi¨® en el IRS, podr¨ªa aterrizar en marzo del 2020 cuando COVID-19 cambiaba dr¨¢sticamente el panorama estadounidense. Fuimos llamados a brindar alivio econ¨®mico a nivel nacional mientras continuamos cumpliendo con nuestras responsabilidades rutinarias de administraci¨®n tributaria. Fue el primero de una serie de eventos que cambiaron fundamentalmente la manera en que trabajamos. Encontramos maneras de mantener las operaciones de misi¨®n cr¨ªtica y acelerar la expansi¨®n de los servicios digitales.

La administraci¨®n tributaria es un ambiente din¨¢mico y complicado. Desde el inicio de la implementaci¨®n del Plan de Negocios de Modernizaci¨®n Integrada del IRS, hemos dado un paso innovador tras otro para mejorar el servicio al contribuyente y asumir nuevas responsabilidades. Nuestra organizaci¨®n de tecnolog¨ªa es una de las m¨¢s grandes del gobierno, lo que se podr¨ªa esperar seg¨²n el alcance de las operaciones del IRS. Contamos con un equipo de aproximadamente 7,500 profesionales de tecnolog¨ªa, incluidos arquitectos de sistemas, desarrolladores, especialistas en inform¨¢tica (IT), expertos en ciberseguridad e ingenieros de soluciones. Nuestra infraestructura incluye centros de contacto del IRS, que promedian de 2 a 3 millones de llamadas por d¨ªa durante una temporada de presentaci¨®n t¨ªpica, m¨¢s de 5,600 servidores y otras m¨¢quinas f¨ªsicas, m¨¢s de 110,000 computadoras port¨¢tiles, impresoras y m¨¢quinas de fax, m¨¢s de 12,500 dispositivos de red y dos centros de c¨®mputo masivos.

Nuestro equipo est¨¢ entusiasmado con lo que entreg¨® con esta primera versi¨®n de la herramienta para subir documentos, y vendr¨¢ m¨¢s. A menudo les digo a nuestros nuevos empleados que una de las mejores razones de trabajar en el IRS es la libertad de llevar ideas innovadoras a la mesa. ?A¨²n mejor? Una vez que se implementan esas ideas, pueden ayudar a millones de estadounidenses. No hay muchos lugares que brinden la oportunidad de tener un impacto tan extensivo.

Nancy A. Sieger
Directora Ejecutiva de Informaci¨®n del IRS