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Eche un vistazo de cerca a c¨®mo est¨¢ trabajando el servicio de Adquisiciones del IRS para manejar el riesgo mientras adopta la innovaci¨®n, transforma su cultura y mejora las operaciones internas

Conozca al IRS, su gente y los problemas que afectan a los contribuyentes

Por Shanna R. Webbers
CL-21-04SP, 29 enero de 2021

El Servicio de Impuesto Internos (IRS) desempe?a un papel importante en las adquisiciones federales. Durante el a?o fiscal 2020, el IRS otorg¨® $2.6 mil millones en obligaciones contractuales. Y a medida que el IRS comienza a implementar los cambios exigidos por la Ley del Contribuyente Primero, aprobada por el Congreso en 2019, y el manejo de los esfuerzos federales de modernizaci¨®n inform¨¢tica, la agencia enfrenta otro desaf¨ªo: el mejoramiento de la adquisici¨®n.

El IRS, al igual que todas las agencias federales, est¨¢ bajo varios mandatos para incorporar tecnolog¨ªas nuevas y emergentes para mejorar sus operaciones diarias y su misi¨®n de administrar el c¨®digo de impuestos de la naci¨®n.

Cualquier mejoramiento en la eficiencia de adquisiciones ayudar¨¢ a la agencia, en t¨¦rminos de mayor competencia en las ofertas y la ca¨ªda de los precios, mientras que proporciona soluciones m¨¢s innovadoras para sus clientes internos que llevan a cabo la misi¨®n del IRS.

El cuarto trimestre del a?o fiscal puede ser agotador para los profesionales de Adquisiciones.  Por ejemplo, en el a?o fiscal (FY, por sus siglas en ingl¨¦s) 2019, un poco m¨¢s del 35 por ciento de nuestras obligaciones se produjeron en el cuarto trimestre.  El a?o pasado, obligamos alrededor del 33 por ciento en el cuarto trimestre, una reducci¨®n de un m¨¢ximo del 42 por ciento en FY17 y es el m¨¢s bajo en cinco a?os.  Adem¨¢s, el pasado FY obligamos a alrededor del 15 por ciento en el mes de septiembre, reducido de casi el 18 por ciento en FY 2019 y el 25 por ciento en FY 2018.

Me gustar¨ªa darles un vistazo de cerca a las actividades de adquisiciones a principio de este a?o para transformar nuestra cultura y mejorar nuestras operaciones internas.

El 1ro de agosto de 2020, mi equipo de adquisici¨®n se enfoc¨® en adjudicar contratos para maximizar las obligaciones para el a?o fiscal.  Pero a¨²n ten¨ªamos que finalizar el plan de implementaci¨®n para cumplir con la Secci¨®n 889 de la Ley de Autorizaci¨®n de Defensa Nacional del A?o Fiscal 2019 antes del 13 de agosto de 2020.  Tuvimos menos de nueve d¨ªas h¨¢biles para resolverlo.   Aunque sab¨ªamos que ser¨ªa un desaf¨ªo extremo, no nos dimos por vencidos y buscamos agresivamente una soluci¨®n.

El 1ro de agosto de 2020, en medio de una pandemia que cambi¨® la forma en que operamos como organizaci¨®n porque todos los empleados trabajaron remotamente, mi equipo de adquisici¨®n se centr¨® en adjudicar contratos para maximizar las obligaciones para el a?o fiscal.  Adem¨¢s de procesar contratos del cuarto trimestre, tambi¨¦n tuvimos que finalizar el plan de implementaci¨®n para cumplir con la Secci¨®n 889 de la Ley de Autorizaci¨®n de Defensa Nacional del A?o Fiscal 2019. Esta ley proh¨ªbe a las agencias ejecutivas de entrar, extender o renovar un contrato con una entidad que use cualquier equipo, sistema o servicio que use equipos o servicios de telecomunicaciones cubiertos como un componente sustancial o esencial de cualquier sistema, o como tecnolog¨ªa cr¨ªtica como parte de cualquier sistema, en o a partir del 13 de agosto de 2020, al menos que se aplique una excepci¨®n o se conceda una exenci¨®n. Aunque sab¨ªa que ser¨ªa dif¨ªcil de cumplir con los requisitos de contrataci¨®n antes del 30 de septiembre y cumplir con la fecha l¨ªmite del 13 de agosto, tambi¨¦n sab¨ªa que mi equipo estaba a punto del desaf¨ªo y buscamos agresivamente una soluci¨®n. 

Tuvimos que trabajar r¨¢pidamente y abordar una gran cantidad de preguntas:

• ?Cu¨¢ntos contratos requerir¨ªan una modificaci¨®n? 
• ?C¨®mo supervisar¨ªamos la finalizaci¨®n para poder responder r¨¢pidamente a las llamadas de datos? 
• ?C¨®mo administrar¨ªamos constantemente las solicitudes de excepci¨®n de proveedor?
• ?Cu¨¢l fue la posible reacci¨®n si no hubi¨¦ramos modificado correctamente un contrato y el proveedor estuviera usando servicios o equipos prohibidos?

Lo primero es lo primero.  Necesitaba entender el alcance de la situaci¨®n.  Ten¨ªamos aproximadamente 2,700 contratos activos.  Nuestro proceso tarda un promedio de alrededor de dos horas para finalizar una modificaci¨®n, entrar datos en el Sistema Federal de Datos de Adquisiciones de Pr¨®xima Generaci¨®n (FPDS-NG, por sus siglas en ingl¨¦s) y subir el documento en nuestro repositorio de archivos de contratos.  Por lo tanto, en el peor de los casos, podr¨ªa tomar hasta 5,400 horas, o 2.5 a?os, para modificar el 100 por ciento de nuestros contratos activos.

Para reducir mejor el alcance, mi equipo us¨® el C¨®digo de Servicio de Productos para identificar 1,466 contratos que cumpl¨ªan con los requisitos de la Secci¨®n 889.  Seg¨²n nuestro proceso actual, podr¨ªa tomar hasta 3,000 horas, o un a?o completo, para terminarlo. Ten¨ªa que haber una manera m¨¢s r¨¢pida.

A principios del a?o hab¨ªamos usado con ¨¦xito una Automatizaci¨®n rob¨®tica de procesos (conocida como "bot") para corregir errores de datos en el FPDS-NG, pero no lo hab¨ªamos usado para ning¨²n otro prop¨®sito.  Sab¨ªamos que el bot podr¨ªa actualizar el sistema en segundos, pero no sab¨ªamos si podr¨ªa crear modificaciones de contratos al por mayor.  Hubo mucha angustia y oposici¨®n sobre el uso del bot para este prop¨®sito.  Algunos sugirieron que el riesgo de usar un m¨¦todo no comprobado era demasiado alto, y escuch¨¦ varias preocupaciones y razones por las que esto no podr¨ªa funcionar.  Cada uno ten¨ªa m¨¦ritos y merec¨ªa una consideraci¨®n al evaluar nuestras opciones, pero estaba convencida de que el bot era nuestro mejor camino hacia el ¨¦xito, as¨ª que segu¨ª investigando con m¨¢s preguntas que enfatizar¨ªan los riesgos.

No ten¨ªamos todas las respuestas y hab¨ªa una gran cantidad de puntos de datos diferentes para considerar.  Hab¨ªa aprendido al principio de mi carrera a confiar en mis instintos.  Al final del d¨ªa, como Directora de Adquisiciones, yo era responsable en ¨²ltima instancia de cumplir con el cronograma de implementaci¨®n y administrar el riesgo.  Decid¨ª seguir adelante con el esfuerzo del bot, a pesar de que las incertidumbres y desacuerdos dentro del equipo sobre cu¨¢l m¨¦todo era el mejor.  Estaba dispuesta a aceptar los riesgos y probarlo, especialmente porque no vi ninguna otra manera de modificar miles de contratos en un plazo tan corto.  Adem¨¢s, si el bot no funcionaba como se esperaba, podr¨ªamos pasar al Plan B, usar nuestro proceso actual.  De todas formas, lo har¨ªamos, pero la opci¨®n del bot producir¨ªa resultados en un per¨ªodo de tiempo mucho m¨¢s corto.

Una vez que se tom¨® mi decisi¨®n de buscar la soluci¨®n del bot, creamos un camino s¨®lido hacia adelante en una semana se podr¨ªa implementar r¨¢pidamente y con m¨ªnimo riesgo.  Nuestro m¨¦todo fue simple:  

• Probar y confirmar que el bot podr¨ªa crear modificaciones en alto volumen y precisi¨®n.
• Crear una direcci¨®n de correo electr¨®nico exclusiva para que los proveedores env¨ªen preguntas y solicitudes de excepci¨®n. 
• Usar un n¨²mero de modificaci¨®n que termine en "889A" para una identificaci¨®n r¨¢pida.
• Seleccionar una docena de agentes de contratos para firmar las modificaciones. 
• Recibir aprobaci¨®n provisional para que el bot suba modificaciones al repositorio de archivos de contratos.
• Usar el bot para enviar 1,466 modificaciones por correo electr¨®nico al proveedor adecuado.   
• A?adir la cl¨¢usula de la Secci¨®n 889 a nuestro sistema de redacci¨®n de contratos para nuevas adjudicaciones.

Incluso con esta estrategia, yo sab¨ªa que a¨²n no podr¨ªamos cumplir con la fecha l¨ªmite del 13 de agosto de 2020.  Por lo tanto, enviamos una carta a cada contratista de nuestra base de datos explicando nuestra estrategia de implementaci¨®n y establecimos un plazo para enviar una solicitud de excepci¨®n.  Estos ser¨ªan una prioridad, ya que ten¨ªa el mayor riesgo, pero no se recibieron excepciones. 

Aunque no cumplimos con la fecha l¨ªmite, logramos una tarea de esta magnitud en tiempo r¨¦cord.  Y lo que es m¨¢s importante, trabajamos duro hasta el punto de que nos pasamos de nuestro l¨ªmite de comodidad, y aun as¨ª tuvimos ¨¦xito.  Esto reafirm¨® mi creencia; la ruta que conoces no siempre es la mejor.  Durante esta pandemia de COVID-19, estamos operando en un estado constante de incertidumbre y cuando hay incertidumbre, hay que pensar fuera de la caja para encontrar nuevas soluciones.  Adoptando esta mentalidad podr¨ªa revelar oportunidades que antes no eran evidentes.  Como l¨ªder, se debe ser capaz de manejar el riesgo, liderar a su equipo para adoptar la innovaci¨®n y arriesgarse cuando se presente la oportunidad.  ?El que no arriesga, no gana!

En este caso, una t¨¦cnica nueva e innovadora vali¨® la pena.  El retorno de la inversi¨®n fue impresionante.  Adem¨¢s de reducir la carga administrativa a los agentes de contratos y eliminar los errores de datos, el ahorro total de tiempo pas¨® de 1 a?o (2,860 horas) a 3 d¨ªas (72 horas) (el tiempo promedio que tomaba un agente de contratos de manualmente procesarlos era 2 horas; el ¡°bot¡± los hizo en un promedio un poco m¨¢s de 3 minutos). Otro beneficio fue que no se requiri¨® financiamiento adicional u otros recursos para implementar este esfuerzo.  Usamos la innovaci¨®n para proveer velocidad y agilidad a las operaciones de adquisici¨®n. 

Como ocurre con muchas de las iniciativas en el IRS y especialmente en Adquisiciones, esto fue un trabajo conjunto en equipo.  Nuestros socios de la Direcci¨®n de Informaci¨®n e Inform¨¢tica trabajaron con nosotros en cada paso del camino, y brindaron un apoyo excepcional para generar nuestro ¨¦xito. Esto tambi¨¦n es un gran ejemplo de c¨®mo el impulso de la innovaci¨®n y el manejo del riesgo pueden hacer que los procesos sean m¨¢s eficientes y hacen el trabajo. ?Somos un equipo!  ?Un IRS!

Shanna R. Webbers
Directora de Adquisiciones