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FS-2016-23SP, julio de 2016

La Cumbre de Seguridad, una colaboraci¨®n entre el IRS, agencias tributarias estatales y la comunidad de impuestos creada para combatir el robo de identidad, recientemente anunci¨® que expandi¨® su campa?a de concienciaci¨®n p¨²blica acerca de la seguridad de informaci¨®n para incluir a los profesionales de impuestos.

La campa?a ¡°Proteja a sus clientes. Prot¨¦jase a s¨ª mismo¡± tiene el objetivo de aumentar la concienciaci¨®n entre los profesionales de impuestos y los pasos que pueden tomar usando el sentido com¨²n para proteger a sus clientes del robo de identidad y salvaguardar sus negocios.

Debido a que los profesionales de impuestos tienen posesi¨®n de informaci¨®n privada de sus clientes, ahora los cibercriminales tambi¨¦n se enfocan en la comunidad de preparaci¨®n de impuestos, y usan una variedad de t¨¢cticas que incluyen tomar el control de las computadoras desde un lugar remoto y estafas de pesca de informaci¨®n.  

?C¨®mo es el impacto a los preparadores de impuestos?  Los ladrones de identidad son un enemigo formidable.  El n¨²mero y alcance de casos reportados de filtraci¨®n de informaci¨®n va en aumento, lo que a su vez aumenta el potencial de que se use informaci¨®n de identidades robadas para presentar declaraciones de impuestos. Como preparador de impuestos, usted tiene una funci¨®n cr¨ªtica con respecto a la protecci¨®n de informaci¨®n del contribuyente.

?Cu¨¢l es mi deber como preparador?  Es una responsabilidad legal de negocios e individuos que actualizan, comparten, transmiten o archivan, informaci¨®n personal de contribuyentes que tengan protecciones establecidas para proteger esta informaci¨®n. La informaci¨®n del contribuyente se define como cualquier informaci¨®n obtenida o utilizada para la preparaci¨®n de una declaraci¨®n de impuestos.  

?Qu¨¦ puedo hacer?   La seguridad de informaci¨®n incluye todo aspecto de su negocio. Revise sus pr¨¢cticas administrativas, la protecci¨®n de sus instalaciones, la seguridad de las computadoras, el personal y los sistemas de informaci¨®n.

Vea la Publicaci¨®n 4557 del IRS, Protecci¨®n de Informaci¨®n de Contribuyentes (en ingl¨¦s), para una perspectiva m¨¢s completa incluso consejos y enlaces a informaci¨®n adicional.

Pasos cr¨ªticos a seguir:

• Asegure que la informaci¨®n del contribuyente, incluso informaci¨®n que se queda en el hardware y otros medios nunca se quede sin protecci¨®n.  
• Deseche la informaci¨®n de contribuyentes de una manera segura.
• Exija contrase?as vigorosas (n¨²meros, s¨ªmbolos, may¨²sculas y min¨²sculas) en todas las computadoras y software de impuestos.
• Requiera un cambio de contrase?as cada 60 a 90 d¨ªas.
• Guarde la informaci¨®n del contribuyente en sistemas asegurados y cifre informaci¨®n cada vez que vaya a transmitir por las redes.
• Cerciore que el correo electr¨®nico que env¨ªe o reciba con informaci¨®n del contribuyente est¨¦ cifrado y seguro.
• Asegure que los documentos de papel, discos de computadora, unidades de memoria, y otros medios permanezcan en un lugar seguro y limite el acceso a usuarios autorizados ¨²nicamente.
• Tenga cuidado cuando conceda o permita acceso remoto a redes internas que incluyan informaci¨®n delicada.
• Elimine el acceso a informaci¨®n de contribuyentes de cualquier persona que ya no trabaje para su empresa.  
• Establezca requisitos de seguridad con respecto a los sistemas de informaci¨®n de computadora, archivos de papel, y el uso de informaci¨®n del contribuyente, para todo su personal.
• Ofrezca adiestramiento peri¨®dico para actualizar al personal acerca de cualquier cambio y asegure el cumplimiento.  
• Proteja sus instalaciones  del acceso no autorizado y de otros peligros potenciales.  
• Establezca un plan acerca de los pasos requeridos para notificar a los contribuyentes en caso de que sea v¨ªctima de alguna filtraci¨®n o robo de datos.

Consideraciones Adicionales:

• Complete una evaluaci¨®n de riesgos para identificar el peligro y el impacto potencial de acceso no autorizado.
• Escriba y siga un plan de seguridad de informaci¨®n.
• Considere llevar a cabo una comprobaci¨®n de antecedentes de cada individuo antes de concederle acceso a informaci¨®n de contribuyentes.

Al implementar estas medidas de seguridad para proteger la informaci¨®n del contribuyente, usted ayuda a prevenir fraude y el robo de identidad y aumenta la confianza del cliente. Estas medidas le ayudar¨¢n a:

1. Conservar la confidencialidad y privacidad de la informaci¨®n del contribuyente al limitar el acceso y la divulgaci¨®n.
2. Proteger la integridad de la informaci¨®n del contribuyente al prevenir la modificaci¨®n o destrucci¨®n inapropiada o no autorizada; y
3. Mantener la disponibilidad de informaci¨®n del contribuyente al proveer acceso r¨¢pido y fiable y la recuperaci¨®n r¨¢pida de informaci¨®n.