Por lo general, usted tiene que presentar el Formulario 941, Declaraci車n de impuestos federales TRIMESTRALES del empleador (en ingl谷s), o el Formulario 944 (SP), Declaraci車n Federal ANUAL de Impuestos Federales del Patrono o Empleador, para declarar todo salario que ha pagado y las propinas que sus empleados le han informado a usted, as赤 como los impuestos sobre la n車mina (la retenci車n del impuesto federal sobre los ingresos, la retenci車n de los impuestos al Seguro Social y al Medicare, y la parte que le corresponde a usted de los impuestos al Seguro Social y al Medicare). Solo los empleadores de peque?os negocios que hayan recibido notificaci車n del IRS para que presenten el Formulario 944 pueden hacerlo. Para declarar salarios e impuestos de empleados agropecuarios, tiene que presentar el Formulario 943, Declaraci車n del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios (en ingl谷s). Consulte el Tema 760 que contiene los requisitos de declaraci車n y dep車sito para los empleadores agr赤colas. Para m芍s informaci車n sobre la presentaci車n electr車nica, consulte Presentaci車n electr車nica (e-file) de los formularios de impuestos sobre la n車mina.
Formulario 941
Se le exige presentar un Formulario 941 por separado cada trimestre (El primer trimestre -abarca de enero a marzo; el segundo trimestre - de abril a junio, el tercer trimestre - de julio a septiembre, el cuarto trimestre - de octubre a diciembre). El Formulario 941 debe presentarse, por lo general, el 迆ltimo d赤a del mes que sigue al final del trimestre. Por ejemplo, se le requiere presentar un Formulario 941 a m芍s tardar el 30 de abril, por los salarios que pague durante el primer trimestre, de enero a marzo. Si ha depositado todos sus impuestos a tiempo, tendr芍 10 d赤as m芍s despu谷s de la fecha l赤mite, para presentar su declaraci車n.
Si la fecha de presentaci車n de la declaraci車n es un s芍bado, domingo, o d赤a feriado oficial, puede presentar la declaraci車n el siguiente d赤a laborable. El t谷rmino "d赤a feriado oficial" significa cualquier d赤a festivo oficial en el Distrito de Columbia. Para ver una lista de los d赤as feriados oficiales, consulte la Publicaci車n 15 (Circular E), Gu赤a tributaria para empleadores, (en ingl谷s) (Secci車n 11, C車mo depositar los impuestos 每 Dep車sitos adeudados solo en d赤as laborables).
Formulario 944
Algunos empleadores que tienen n車minas peque?as, incluidos los empleadores de organismos del gobierno, pueden presentar el Formulario 944 (SP) anual, en vez de presentar el Formulario 941 (en ingl谷s) cada trimestre, si usted es elegible y se le indica apropiadamente en su Formulario SS-4, Solicitud de N迆mero de Identificaci車n del Empleador (en ingl谷s). El Formulario 944 est芍 dise?ado para empleadores con una obligaci車n tributaria anual de impuestos sobre la n車mina de $1,000 o menos. Por lo general, se debe presentar el Formulario 944 para el 31 de enero del siguiente a?o. Sin embargo si realiz車 dep車sitos oportunamente en pago total de sus impuestos del a?o, puede presentar la declaraci車n antes del 10 de febrero. Al igual que con el Formulario 941, si la fecha de vencimiento para presentar una declaraci車n cae en un s芍bado, domingo o feriado oficial, puede presentar la declaraci車n el siguiente d赤a laborable. El prop車sito del Formulario 944 es disminuir la carga a los empleadores peque?os, permiti谷ndoles presentar una declaraci車n al a?o y en la mayor赤a de los casos pagar los impuestos sobre la n車mina junto con la declaraci車n.
Los empleadores quiz芍s podr赤an reunir los requisitos para presentar el Formulario 944, si su obligaci車n tributaria anual estimada del impuesto sobre la n車mina es de $1,000 o menos. Si se espera que la responsabilidad tributaria de un empleador sea de $1,000 o menos y dicho empleador desea presentar el Formulario 944 y no lo indicaron en el Formulario SS-4, el empleador tiene que comunicarse con el IRS para solicitar presentar el Formulario 944. No se les permite a los empleadores que presenten el Formulario 944, a menos que el IRS les notifique que pueden hacerlo. Esos empleadores a quienes se les requiere presentar el Formulario 944, que prefieran presentar los Formularios 941, deben avisarle al IRS para solicitar presentar los Formularios 941 trimestrales y recibir la aprobaci車n para hacerlo. Para obtener m芍s informaci車n, consulte las Instrucciones para el Formulario 944 (SP).
Los empleadores a quienes se les notifique que tienen que presentar el Formulario 944, cuyos negocios crezcan durante el a?o y cuya obligaci車n tributaria del impuesto sobre la n車mina supere el l赤mite de $1,000, igual tendr芍n que presentar el Formulario 944 para el a?o. Los empleadores que superen dicho l赤mite no pueden presentar el Formulario 941 hasta que el IRS les notifique que los requisitos para presentar la declaraci車n se han cambiado al Formulario 941. Para obtener informaci車n sobre solicitar la presentaci車n de Formularios 941 trimestrales o Formularios 944 anuales para declarar sus impuestos al Seguro Social, Medicare y federales retenidos sobre los ingresos, consulte las Instrucciones para el Formulario 944 (SP) PDF y las Instrucciones para el Formulario 941 (en ingl谷s PDF).
Dep車sito de impuestos
Por lo general, a los empleadores se les requiere depositar los impuestos sobre la n車mina en lugar de pagar los impuestos cuando se presenta el Formulario 941 o el Formulario 944. Consulte la Publicaci車n 15 (en ingl谷s) (Secci車n 11, C車mo depositar los impuestos) y el Tema 757 para obtener informaci車n acerca de las reglas sobre c車mo hacer los dep車sitos.
Ajustes y correcciones - En algunos casos, usted tiene que ajustar las cantidades informadas como impuestos al Seguro Social y a Medicare para llegar a la cantidad correcta de la responsabilidad de impuestos que le corresponde a usted. Los Formularios 941 y 944 contin迆an con l赤neas que le permiten ingresar ajustes al impuesto debido a:
- Fracciones de centavos que haya ganado o perdido al redondear las cifras cuando hizo los c芍lculos de la n車mina para cada empleado individualmente.
- Pago por enfermedad para el cual los impuestos al Seguro Social y Medicare fueron retenidos por una tercera persona que no es su agente, como una compa?赤a de seguros.
- La parte que no pudo recaudar de los impuestos al Seguro Social y Medicare sobre las propinas y/o primas de seguros de vida grupales pagadas por ex empleados.
Si desea corregir un error en un Formulario 941 o Formulario 944 presentado anteriormente, utilice el Formulario 941-X, Ajuste a la Declaraci車n del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador o Reclamaci車n de Reembolso (en ingl谷s), o el Formulario 944-X (SP), Ajuste a la Declaraci車n Federal ANUAL del Empleador o Reclamaci車n de Reembolso, respectivamente.
C車mo calcular y declarar los impuestos - Usted contrae la obligaci車n tributaria sobre la n車mina, cuando les paga el salario a sus empleados, no cuando termina el per赤odo de la n車mina. Por ejemplo, si presenta el Formulario 941 y su per赤odo de n車mina termina el 24 de septiembre, pero no les paga a sus empleados hasta el 1 de octubre, los salarios de estos ser赤an declarados en el cuarto trimestre, cuando usted realmente les pag車 a los empleados sus salarios y asumi車 la obligaci車n del impuesto, no en el tercer trimestre, cuando termin車 el per赤odo de la n車mina.
Las retenciones del impuesto federal sobre el ingreso y de los impuestos al Seguro Social y Medicare, se suman en el Formulario 941 o en el Formulario 944. El impuesto neto resultante despu谷s de los cr谷ditos y ajustes es la cantidad de impuestos sobre la n車mina que adeuda para el trimestre (Formulario 941) o para el a?o (Formulario 944). Si esta cantidad es $2,500 o m芍s, y usted es depositante de programa mensual, ya sea en el Formulario 941 (en ingl谷s) o en el Formulario 944 complete la cantidad de la obligaci車n tributaria para cada mes en la Parte 2. Si presenta el Formulario 941 y es depositante bisemanal, declare su obligaci車n tributaria en el Anexo B (Formulario 941, Registro de la Obligaci車n Tributaria para los Depositantes de Itinerario Bisemanal (en ingl谷s) PDF. Si presenta el Formulario 944 y es depositante bisemanal, declare su obligaci車n tributaria en el Formulario 945-A, Registro Anual de la Obligaci車n Tributaria Federal (en ingl谷s). El IRS utiliza esta informaci車n para determinar si deposit車 a tiempo sus impuestos sobre la n車mina para cada per赤odo de dep車sito.
Multas - Es muy importante que los depositantes de programa mensual completen la Parte 2 (Formulario 941 o Formulario 944) y los depositantes de programa bisemanal completen el Anexo B (Formulario 941) o el Formulario 945-A (Formulario 944) correctamente, o podr赤a parecer que no deposit車 sus impuestos a tiempo. Existe una multa por dep車sito tard赤o entre el 2% y el 15%, dependiendo del per赤odo de tiempo que tard車 en hacer el dep車sito.
Por lo general, salvo que usted re迆na los requisitos para pagar los impuestos con su declaraci車n, usted deber芍 haber depositado sus impuestos y no deber芍 tener saldo por pagar en el Formulario 941 o Formulario 944. Si paga los impuestos con su declaraci車n de impuestos y estos debieron haber sido depositados, se le podr赤a aplicar una multa. Consulte el Tema 757 y la Publicaci車n 15 (en ingl谷s) (Secci車n 11, C車mo depositar los impuestos) que contienen las reglas sobre c車mo depositar los impuestos y realizar un pago de los impuestos con su declaraci車n. Aseg迆rese de firmar y fechar el Formulario 941 o el Formulario 944 antes de enviarlos por correo.
Solicitudes para cambiar el requisito de presentaci車n trimestral o anual
Las Instrucciones para el Formulario 941 (en ingl谷s) contienen instrucciones tanto para los empleadores que solicitan presentar el Formulario 941 en lugar del Formulario 944 como para los empleadores que solicitan presentar el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. Consulte tambi谷n las Instrucciones para el Formulario 944 y la Publicaci車n 15 (en ingl谷s) (Secci車n 12, C車mo presentar el Formulario 941 o el Formulario 944).