ÐÇ¿ÕÌåÓýÊÖ»ú¶Ë

Formulario W-2

Los empleadores tienen que completar, presentar, ya sea electr¨®nicamente o por correo, a la y enviar a sus empleados el Formulario W-2, Comprobante de salarios y retenci¨®n de impuestos (en ingl¨¦s) que muestre los salarios pagados y los impuestos retenidos durante el a?o para cada empleado. Ya que los beneficios de Seguro Social y de Medicare de los empleados se calculan seg¨²n la informaci¨®n en el Formulario W-2, es muy importante preparar el Formulario W-2 de manera correcta y puntual.

Formulario W-3

A toda persona a quien se le requiera presentar el(los) Formulario(s) W-2 tambi¨¦n se le requiere presentar el Formulario W-3, Transmisi¨®n de comprobantes de Retenci¨®n (en ingl¨¦s), para transmitir la Copia A del Formulario W-2 a la SSA. Los totales de las cantidades informadas en los formularios sobre la n¨®mina (Formulario 941(en ingl¨¦s), Formulario 943 (en ingl¨¦s), Formulario 944 (SP) o el Anexo H (Formulario 1040) (en ingl¨¦s), para el a?o), deben ser los mismos totales informados en el Formulario W-3. Si tiene preguntas sobre alguna casilla de los Formularios W-2 o W-3, consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en ingl¨¦s), las cuales proporcionan una explicaci¨®n detallada sobre cada casilla. Aseg¨²rese de pedir el Formulario W-3 cuando pida los Formularios W-2.

Al presentar electr¨®nicamente su(s) Formulario(s) W-2 ante la SSA, no es necesario presentar el Formulario W-3. Su crear¨¢ un Formulario W-3 electr¨®nico para usted.

Cu¨¢ndo presentar

Usted tiene que enviar por correo o electr¨®nicamente la Copia A del(de los) Formulario(s) W-2 a la SSA junto con el Formulario W-3 (en ingl¨¦s) de transmisi¨®n para el 31 de enero de 2025. Se aplican fechas de vencimiento especiales si ha cancelado su negocio.

Tiene que entregar las Copias B, C y 2 del Formulario W-2 a sus empleados para el 31 de enero de 2025. Cumplir¨¢ con el requisito de entrega si el formulario tiene la direcci¨®n correcta y se env¨ªa por correo en la fecha de vencimiento o antes. Si un empleado deja de trabajar para usted antes de que acabe el a?o, puede entregar a su exempleado el Formulario W-2 en cualquier momento antes, pero a m¨¢s tardar, el 31 de enero de 2025. Si su empleado solicita el Formulario W-2, tiene que entregarle las Copias B, C y 2 en un plazo de 30 d¨ªas a partir de la solicitud o dentro de los 30 d¨ªas siguientes al pago final del salario, lo que ocurra m¨¢s tarde.

Requisito de presentaci¨®n electr¨®nica

Los empleadores que presentan 10 (en ingl¨¦s) o m¨¢s declaraciones informativas, incluidos los Formularios W-2, tienen que presentar electr¨®nicamente, a menos que reciban una exenci¨®n del IRS. Se le recomienda a todos los empleadores que presenten los Formularios W-2 electr¨®nicamente. Para obtener m¨¢s informaci¨®n acerca de la presentaci¨®n electr¨®nica, consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en ingl¨¦s) y el Tema 801, el Tema 802, y el Tema 803. Puede obtener m¨¢s informaci¨®n sobre la presentaci¨®n electr¨®nica de los Formularios W-2 y W-3 desde los de la SSA o llamando al 800-772-6270 (TTY 800-325-0778).

C¨®mo presentar por correo

El Formulario W-2 oficial est¨¢ disponible en un conjunto que contiene varias copias del formulario. El conjunto de formularios se compone de las seis copias que el usuario podr¨ªa necesitar para cada Formulario W-2 (Copia A, Copia 1, Copia B, Copia C, Copia 2 y Copia D). La direcci¨®n para enviar por correo la Copia A de los Formularios W-2 y W-3 tambi¨¦n aparece en las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en ingl¨¦s) PDF. El Formulario W-3 y la Copia A de cada Formulario W-2 que usted env¨ªe a la SSA, tienen que ser versiones oficiales en tinta roja (o versiones sustitutas aprobadas) y se pueden pedir en l¨ªnea (en ingl¨¦s) o llamando al 800-TAX-FORM (800-829-3676). Consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en ingl¨¦s) para obtener m¨¢s informaci¨®n.

Haga una copia del Formulario W-3 y una copia de cada Formulario W-2 (copia A o copia D) para guardarlas en sus registros durante al menos cuatro a?os.

Env¨ªe la Copia 1, si corresponde, al departamento de impuestos local, estatal o de la ciudad. Comun¨ªquese con ese departamento de impuestos local, estatal o de la ciudad para conocer los requisitos y la manera de transmitir esta informaci¨®n.

C¨®mo preparar el Formulario W-2

• Escriba a m¨¢quina la informaci¨®n correspondiente, utilizando tinta negra y, de ser posible, letra de 12 puntos, estilo ¡°Courier¡±. Las entradas se leen electr¨®nicamente. Escritura a mano, caligraf¨ªa, o letra de puntos it¨¢lica no se aconsejan. Las entradas en otra tinta que no sea negra, no se podr¨¢n leer.
• Ingrese todas las cifras sin signos de d¨®lar y comas, pero con puntos decimales (00000.00). Muestre la parte correspondiente a las cantidades de dinero; utilice ceros, si no hay c¨¦ntimos.
• No borre, tache ni utilice tinta blanca de correcci¨®n. La Copia A no puede tener errores. Si se equivoca, coloque una ¡°X¡± en la casilla ¡°VOID¡± (Nulo), utilice el siguiente Formulario W-2 y vuelva a empezar. No escriba la palabra ¡°corrected¡± (corregido) en el siguiente Formulario W-2.
• El Formulario W-2 tiene dos formularios impresos en una p¨¢gina, as¨ª que debe enviar la p¨¢gina entera de la Copia A (la p¨¢gina impresa con tinta roja) a la SSA aun si hay un formulario en blanco o nulo. No corte ni doble la p¨¢gina. No grape los Formularios W-2 juntos ni al Formulario W-3.
• Si una casilla no le aplica, d¨¦jela en blanco.

C¨®mo hacer correcciones

Si descubre un error en el Formulario W-2 de un empleado despu¨¦s de haberlo enviado a la SSA, presente un Formulario W-2c, Comprobante corregido de salarios y retenci¨®n de impuestos (en ingl¨¦s). Incluya el Formulario W-3c, Transmisi¨®n de comprobantes corregidos de Retenci¨®n (en ingl¨¦s), cada vez que presente el(los) Formulario(s) W-2c por correo ante la SSA. Las correcciones del Formulario W-2c se pueden hacer electr¨®nicamente a los Formularios W-2 presentados mediante el Servicio en l¨ªnea para negocios (BSO).

Informaci¨®n adicional

• Publicaci¨®n 15 (Circular E), Gu¨ªa Tributaria para Empleadores (en ingl¨¦s)
• Publicaci¨®n 15-A, Gu¨ªa tributaria suplementaria para empleadores (en ingl¨¦s)
• Formulario 8809, Solicitud de pr¨®rroga de tiempo para presentar declaraciones informativas (en ingl¨¦s)
• Formulario 8508, Solicitud de la exenci¨®n de la presentaci¨®n de declaraciones informativas por medios electr¨®nicos (en ingl¨¦s) PDF
• Publicaci¨®n 1141, Reglas y especificaciones generales para los Formularios sustitutos W-2 y W-3 (en ingl¨¦s)
• Publicaci¨®n 1223, Reglas y especificaciones generales para los Formularios sustitutos W-2c y W-3c (en ingl¨¦s)