Los empleados que reciben propinas en efectivo de $20 o m芍s en un mes calendario mientras trabajan para usted, est芍n obligados a informarle la cantidad total de propinas que reciben. Los empleados tienen que proporcionarle informes escritos para el d谷cimo d赤a del mes siguiente. Los empleados que reciben propinas de menos de $20 en un mes calendario no est芍n obligados a informarle las propinas que han recibido, pero tienen que informar estas cantidades en sus declaraciones de impuestos sobre los ingresos y pagar impuestos, si corresponde.
Las propinas en efectivo incluyen las recibidas directamente de clientes, de otros empleados bajo acuerdos de compartir las propinas, y las que se cargan (por ejemplo, los cargos en tarjetas de cr谷dito y de d谷bito) que usted le distribuye al empleado. Tanto los empleados que reciban propinas directamente como los que las reciban indirectamente, tienen que informarle las propinas recibidas a su empleador.
Los cargos por servicio que se agregan a una factura o que el empleador ha establecido que el cliente tenga que pagar, no se consideran propinas sino salarios sin propinas al pagarse al empleado que los recibe. Esos salarios sin propinas est芍n sujetos a retenci車n de impuestos al Seguro Social, Medicare e impuestos federales sobre los ingresos. Adem芍s, el empleador no puede utilizar estos salarios sin propinas cuando calcula el cr谷dito disponible a los empleadores bajo la Secci車n 45B del C車digo de Impuestos Internos, debido a que estas cantidades no son ※propinas§. Ejemplos comunes de cargos por servicio (a los que a veces se hace referencia como propinas autom芍ticas) en las industrias de servicios, son:
- Cargo por grupo grande (restaurante),
- Cargo por servicio de descorche (restaurante y club nocturno),
- Cargo por servicio a habitaciones (hotel y complejo tur赤stico),
- Cargo previamente acordado por ayuda con equipaje (hotel y complejo tur赤stico) y
- Cargo obligatorio por entrega (pizza u otras entregas de ventas al por menor).
Mantenimiento de registros
Los empleados pueden encontrar informaci車n en la Publicaci車n, 531, Informe de Ingresos por propinas, en ※Como mantener un registro diario de propinas§ (en ingl谷s). Usted tambi谷n puede proporcionarles otros medios a sus empleados para que le informen de las propinas que reciben, como, por ejemplo, un sistema de emisi車n de informes electr車nicos de propinas por parte de los empleados.
Retenci車n de impuestos
Cuando reciba el informe de propinas de su empleado, util赤celo para calcular la cantidad de impuestos al Seguro Social, Medicare e impuestos sobre los ingresos, que deber芍 retenerle por el per赤odo de n車mina tanto del salario como de las propinas declaradas. Usted es responsable de pagar la porci車n de los impuestos al Seguro Social y al Medicare que le corresponde al empleador.
Se aplica un impuesto adicional del Medicare a los salarios de una persona f赤sica sujetos a Medicare, que superan de una cantidad l赤mite con base en el estado civil del contribuyente para efectos de la declaraci車n. Los empleadores son responsables de retener el impuesto adicional del Medicare del 0.9% de los salarios que se le paguen a una persona f赤sica y que superan los $200,000 en un a?o calendario, sin tener en cuenta su estado civil para efectos de la declaraci車n. Se requiere que el empleador comience a retener el impuesto adicional del Medicare en el per赤odo de cobro en que le pague a un empleado salarios que superan los $200,000 y que contin迆e reteni谷ndolo en cada per赤odo de cobro hasta el final del a?o calendario. No existe una cantidad equivalente por parte del empleador al impuesto adicional del Medicare. Para obtener m芍s informaci車n sobre el impuesto adicional del Medicare, consulte las Instrucciones para el Formulario 8959 (en ingl谷s) y las Preguntas y respuestas sobre el impuesto adicional del Medicare (en ingl谷s).
Tiene que recaudar la porci車n del empleado de estos impuestos del salario que le paga al empleado o de otros fondos que 谷ste le entregue a usted. Si no recauda suficiente dinero del salario del empleado y otros fondos que su empleado le entregue, haga la retenci車n de impuestos en el siguiente orden:
- Todos los impuestos sobre el salario del empleado (sin incluir las propinas),
- Impuestos al Seguro Social, Medicare, Medicare adicional sobre las propinas declaradas por el empleado e
- Impuesto federal, estatal y local sobre los ingresos sobre las propinas declaradas por el empleado.
Retenga todo impuesto federal restante no pagado sobre los ingresos del pr車ximo cheque de cobro del empleado, hasta el cierre del a?o calendario. Sin embargo, si no puede retener todos los impuestos al Seguro Social y al Medicare sobre las propinas del empleado para el d赤a 10 del mes siguiente al mes en que 谷ste le informara de las propinas, no tiene que recaudar estos impuestos. Muestre la cantidad no retenida como un ajuste en su declaraci車n de impuestos sobre la n車mina (por ejemplo, el Formulario 941, Declaraci車n del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador (en ingl谷s). Adem芍s, cerci車rese de declarar los impuestos no recaudados al Seguro Social y al Medicare en la casilla correspondiente del Formulario W-2, Comprobante de salarios y retenci車n de impuestos (en ingl谷s), del empleado, pero no declare ning迆n impuesto adicional del Medicare no recaudado. Puede que desee informarles a los empleados que reciben propinas, que si todos los impuestos federales sobre los ingresos y el impuesto adicional del Medicare de sus salarios y propinas no se van a recaudar para el final del a?o, el empleado podr赤a verse obligado a hacer pagos de impuestos estimados. Si el empleado no paga el impuesto suficiente a lo largo del a?o, sea a trav谷s de la retenci車n o por pagos de impuesto estimado, el empleado podr赤a estar sujeto a una multa por pago insuficiente de impuestos estimados. Dirija sus empleados a consultar la Publicaci車n 505, Retenci車n de impuestos e impuesto estimado (en ingl谷s), para m芍s informaci車n.
Al preparar el Formulario W-2 de un empleado, incluya salarios, propinas y otra remuneraci車n en la casilla titulada ※Wages, Tips, Other Compensation§ (Salarios, propinas y otra remuneraci車n). Incluya salarios y propinas sujetas a impuestos al Medicare y propinas sujetas a impuestos al Seguro Social, en las respectivas casillas. Al calcular la obligaci車n tributaria federal por desempleo del empleador, agregue todas las propinas declaradas al salario del empleado.
Propinas repartidas
Si opera un establecimiento grande de alimentos o bebidas, usted tiene que presentar cada a?o calendario el Formulario 8027, Declaraci車n informativa anual del empleador sobre ingresos de propinas y propinas repartidas (en ingl谷s), y es posible que se le requiera repartirles las propinas a sus empleados. Usted administra un establecimiento grande de alimentos o bebidas si las propinas son habituales y se proporcionan alimentos o bebidas para el consumo en el local, y usted normalmente emplea a m芍s de diez personas que trabajan colectivamente un promedio de m芍s de 80 horas en un d赤a t赤pico de trabajo. Si opera m芍s de un establecimiento grande de alimentos o bebidas, tiene que presentar un Formulario 8027 por separado para cada uno. La presentaci車n del Formulario 8027 se vence el 迆ltimo d赤a de febrero del a?o siguiente (o el 31 de marzo si presenta su declaraci車n electr車nicamente). Si seg迆n los requisitos tiene la obligaci車n de presentar el Formulario 8027, pero no lo presenta, la ley permite la imposici車n de multas por cada declaraci車n informativa que no presenta oportunamente, inclusive de la multa por no presentar electr車nicamente, de ser requerido.
Si el total de las propinas declaradas por todos los empleados en su establecimiento grande de alimentos o bebidas es menos del 8 por ciento de sus ingresos brutos (o una tasa m芍s baja aprobada por el IRS), tiene que repartir la diferencia entre el ingreso real de propinas declaradas y el 8 por ciento de los ingresos brutos entre los empleados que recibieron dichas propinas. Puede basar la repartici車n en la porci車n de cada empleado de los ingresos brutos o en su participaci車n del total de horas trabajadas, o en un acuerdo por escrito entre usted y sus empleados. Se requiere que declare la cantidad repartida en la casilla titulada "Allocated Tips" (Propinas repartidas) del Formulario W-2 de cada empleado a quien se le repartieron propinas. Pueden imponerse multas tanto por no presentar, como por no proporcionar un Formulario W-2 correcto en el que usted no incluya esta informaci車n requerida. No retenga impuestos sobre los ingresos, impuestos al Seguro Social, Medicare, Medicare adicional o retiro ferroviario de las propinas repartidas, ya que su empleado no le declar車 estas cantidades a usted.
Si se requiere o no que usted reparta las propinas, sus empleados tienen que continuar declar芍ndole todas las propinas que reciban y usted tiene que utilizar esas cantidades que le declaren para hacer el c芍lculo de los impuestos sobre la n車mina.
Programa educativo para determinar las tasas de propina
El Tip Rate Determination and Education Program (Programa educativo para determinar las tasas de propina) (TRD/EP, por sus siglas en ingl谷s) fue dise?ado por el IRS para mejorar el cumplimiento tributario a trav谷s de programas educativos y el uso de acuerdos de cumplimiento voluntario sobre la declaraci車n de propinas en lugar de t谷cnicas de auditor赤a tradicionales. Los programas de declaraci車n de propinas mejoran la declaraci車n de ingresos por propinas al ayudar a los contribuyentes a entender y cumplir con sus responsabilidades de declaraci車n de propinas y ofrecen muchos beneficios para el empleador y el empleado. Recientemente se ha propuesto el Service Industry Tip Compliance Agreement (SITCA) program (Programa de acuerdo de cumplimiento de propinas de la industria de servicios) (SITCA, por sus siglas en ingl谷s) para reemplazar dos de los programas de declaraci車n de propinas existentes de TRD/EP, el Tip Rate Determination Agreement (Acuerdo para determinar las tasas de propinas) (TRDA, por sus siglas en ingl谷s) y el Tip Reporting Alternative Commitment (Compromiso alternativo de declaraci車n de propinas) (TRAC, por sus siglas en ingl谷s). SITCA estar赤a disponible para los empleadores de todas las industrias de servicios, excepto para los empleadores de la industria de juegos de azar. El Gaming Industry Tip Compliance Agreement Program (Programa de acuerdo de cumplimiento de propinas de la industria de juegos de azar) (GITCA, por sus siglas en ingl谷s), est芍 disponible para empleadores en la industria de juegos de azar (casino). Para obtener m芍s informaci車n sobre los programas de GITCA, TRDA o TRAC, busque Market Segment Understandings (C車mo entender los segmentos del mercado) (MSU, por sus siglas en ingl谷s) al utilizar la palabra clave ※MSU§ en IRS.gov y la Publicaci車n 3144, Consejos sobre las propinas (Una gu赤a para la declaraci車n del ingreso de propinas para los empleadores en los negocios donde el ingreso de propinas es habitual) (en ingl谷s) PDF.
Informaci車n adicional
Para obtener m芍s informaci車n, consulte la Publicaci車n 15 (Circular E), Gu赤a Tributaria para Empleadores (en ingl谷s). Adem芍s, de la Resoluci車n Administrativa Tributaria 2012-18 (en ingl谷s), proporciona directrices para empleadores y los empleados en un formato de preguntas y respuestas sobre los impuestos al Seguro Social y al Medicare sobre las propinas, incluida la informaci車n sobre la diferencia entre las propinas y los cargos de servicio, los informes de la porci車n correspondiente al empleador de los impuestos al Seguro Social y al Medicare bajo la Secci車n 3121(q), y el cr谷dito bajo la Secci車n 45B.