IR-2018-232SP, 26 de noviembre de 2018
WASHINGTON 〞 A solo meses para que inicie la temporada de impuestos, el Servicio de Impuestos Internos quiere que los contribuyentes comprendan cu芍nto tiempo deben conservar sus declaraciones de impuestos y otros documentos.
Este es el s谷ptimo de una serie de recordatorios para ayudar a los contribuyentes a prepararse para la pr車xima temporada de impuestos. El IRS actualiz車 una p芍gina especial en su sitio web con los pasos a seguir ahora para la temporada de presentaci車n de impuestos de 2019.
El IRS generalmente recomienda guardar copias de declaraciones de impuestos y otros documentos de apoyo por al menos tres a?os. Los archivos de empleo deben guardarse al menos cuatro a?os luego de la fecha que se adueda o paga el impuesto, la que sea m芍s tarde. Los archivos tributarios deben conservarse al menos siete a?os si una declaraci車n reclama una p谷rdida de valores o deducciones de malas deudas. Copias de declaraciones previas ayudan a preparar declaraciones del a?o actual y hacer c芍lculos si una declaraci車n debe enmendarse.
Conservar archivos
Los archivos tributarios deben asegurarse sin importar si se guardan en papel o electr車nicamente. Los archivos en papel deben guardarse en un lugar seguro, preferiblemente bajo llave, por ejemplo en una caja fuerte. Los archivos que se almacenan electr車nicamente deben respaldarse electr車nicamente y codificarse, cuando sea posible. El IRS adem芍s sugiere escanear los archivos tributarios y financieros en un formato que pueda codificarse y guardarse en una unidad flash, CD o DVD, junto con fotos o videos de art赤culos de valor.
Desechar archivos
Los archivos tributarios contienen datos confidenciales como n迆meros de seguro social, sumas de ingreso e informaci車n de cuentas bancarias. Los documentos tributarios que no se desechen apropiadamente pueden caer en manos de criminales y resultar en robo de identidad. Pasada la fecha de su utilidad, se deben desechar de forma apropiada. Declaraciones de impuestos en papel y sus documentos de apoyo deben triturarse antes de descartarse. Computadoras antiguas, discos de respaldo, y medios inform芍ticos contienen datos confidenciales. Eliminar los archivos tributarios de la computadora solamente, no los borra. Usar software para borrar archivos asegurara la remoci車n de datos confidenciales.
Los contribuyentes que a迆n guardan declaraciones de impuestos y recibos en cajas de zapatos deben reconsiderar esta estrategia. Cuando los archivos ya no se necesitan, los datos deben descartarse apropiadamente. Informaci車n adicional puede encontrarse en IRS.gov, en la p芍gina ?Por cu芍nto tiempo deber赤a guardar mis registros?