Consejo Tributario del IRS 2022-183SP, 30 de noviembre de 2022
Revisar una pila de estados de cuenta, recibos y otros documentos financieros cuando llega el momento de preparar una declaraci車n de impuestos puede ser frustrante para las personas que no han administrado sus archivos. Al saber lo que necesitan conservar y durante cu芍nto tiempo, las personas pueden desarrollar un buen sistema de mantenimiento de registros durante todo el a?o y facilitar la presentaci車n de su declaraci車n.
Un buen mantenimiento de registros tambi谷n puede ayudar a los contribuyentes a comprender su situaci車n cuando reciben cartas o avisos del IRS.
Los buenos registros ayudan a:
- Identificar fuentes de ingresos. Los contribuyentes pueden recibir dinero o bienes de diversas fuentes. Los archivos pueden identificar las fuentes de ingresos y ayudar a separar los ingresos comerciales de los no comerciales y los ingresos tributables de los no tributables.
- Llevar un registro de gastos. Los contribuyentes pueden usar los archivos para identificar gastos por los cuales pueden reclamar una deducci車n. Esto ayudar芍 a determinar si debe detallar las deducciones en la declaraci車n. Tambi谷n puede ayudarlos a descubrir deducciones o cr谷ditos potencialmente pasados ??por alto.
- Preparar declaraciones de impuestos. Los buenos archivos ayudan a los contribuyentes a presentar su declaraci車n de impuestos de manera r芍pida y precisa. A lo largo del a?o, deben recopilar los archivos de impuestos a medida que los reciben para facilitar la preparaci車n de una declaraci車n de impuestos.
- Elementos de apoyo reportados en las declaraciones de impuestos. Los archivos bien organizados facilitan la preparaci車n de una declaraci車n de impuestos y ayudan a proporcionar respuestas, si la declaraci車n se selecciona para ser examinada, o si el contribuyente recibe un aviso del IRS.
En general, los contribuyentes deben mantener archivos durante tres a?os a partir de la fecha en que presentaron la declaraci車n de impuestos. Los contribuyentes deben desarrollar un sistema que mantenga junta toda su informaci車n importante. Pueden usar un programa de software para el mantenimiento de archivos electr車nicos. Tambi谷n podr赤an almacenar documentos en papel en carpetas etiquetadas.
Los registros para mantener incluyen:
- Aquellos relacionados con impuestos. Esto incluye declaraciones de salarios y ganancias de todos los empleadores o pagadores, incluidas las aplicaciones o tarjetas de pago, como el formulario W-2, 1099-K, 1099-Misc, 1099-NEC. Otros archivos incluyen declaraciones de intereses y dividendos de los bancos, ciertos pagos del gobierno como compensaci車n por desempleo, otros documentos de ingresos y registros de transacciones de moneda virtual. Los contribuyentes tambi谷n deben conservar los recibos, cheques cancelados y otros documentos que respalden los ingresos, una deducci車n o un cr谷dito informado en su declaraci車n de impuestos.
- Cartas, avisos y declaraciones de impuestos del a?o anterior del IRS. Los contribuyentes deben conservar copias de las declaraciones de impuestos del a?o anterior y los avisos o cartas que reciban del IRS. Estos incluyen avisos de ajuste cuando se produce una acci車n en la cuenta del contribuyente.
- Registros de propiedad. Los contribuyentes tambi谷n deben mantener archivos relacionados con los bienes que desechan o venden. Deben mantener estos archivos para calcular su base de ganancia o p谷rdida.
- Ingresos y gastos empresariales. Los contribuyentes comerciales deben encontrar un m谷todo de contabilidad que refleje de manera clara y precisa sus ingresos y gastos brutos. Los contribuyentes que tienen empleados deben mantener todos los archivos de impuestos sobre la n車mina durante al menos cuatro a?os despu谷s de que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra m芍s tarde.
- Seguro de salud. Los contribuyentes deben mantener archivos de su propia cobertura de seguro m谷dico y la de sus familiares. Si reclaman el cr谷dito tributario de prima, necesitar芍n informaci車n de los pagos de cr谷dito por adelantado recibidos a trav谷s del Mercado de Seguros M谷dicos y las primas que pagaron.
Para obtener m芍s informaci車n acerca de qu谷 hacer para prepararse en su declaraci車n impuestos, los contribuyentes deben visitar la p芍gina Medidas a tomar ahora para prepararse para sus impuestos de IRS.gov.