Formulario W-9
Si ha determinado que la persona a la que paga es un contratista independiente, el primer paso es que el contratista complete el Formulario W-9 (SP), Solicitud y Certificaci車n del N迆mero de Identificaci車n del Contribuyente. Este formulario se puede utilizar para solicitar el nombre correcto y el N迆mero de identificaci車n del contribuyente, o TIN, del trabajador. El W-9 debe mantenerse en sus registros durante cuatro a?os para referencia futura en caso de que el trabajador o el IRS tengan alguna pregunta.
Formulario 1099-NEC
A partir de los pagos realizados en el a?o tributario 2020, tiene que utilizar el Formulario 1099-NEC, Remuneraci車n para personas que no son empleados (en ingl谷s), para informar los pagos de remuneraci車n para personas que no son empleados (NEC, por sus siglas en ingl谷s) informados anteriormente en la casilla 7 del Formulario 1099-MISC. Las instrucciones separadas para los declarantes/emisores del Formulario 1099-NEC est芍n disponibles en las instrucciones para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC (en ingl谷s) PDF.
Los pagadores utilizan el Formulario 1099-NEC para informar los pagos realizados en el curso de un comercio o negocio a otros por servicios.
Si pag車 a alguien que no es su empleado, como un subcontratista, abogado o contador $600 o m芍s por los servicios prestados durante el a?o, se debe completar un Formulario 1099-NEC y se tiene que proporcionar una copia del Formulario 1099-NEC al contratista independiente antes del 31 de enero del a?o siguiente al pago. Tambi谷n tiene que enviar una copia de este formulario al IRS antes del 31 de enero.
Tambi谷n tenga en cuenta que los contratistas independientes pueden tener sus propios empleados o pueden contratar a otros contratistas independientes (subcontratistas). En cualquier caso, deben ser conscientes de sus responsabilidades tributarias, incluidos los requisitos de presentaci車n y presentaci車n de informes, para estos trabajadores.
Existen ciertas situaciones en las que no se requiere un Formulario 1099-NEC. Estas excepciones se enumeran en las instrucciones para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC (en ingl谷s) PDF.
La retenci車n adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos y la retenci車n de impuestos de extranjeros no residentes
Es posible que se requiera una retenci車n sobre la compensaci車n para no empleados. Existen dos tipos de retenci車n para la retenci車n no salarial:
- Retenci車n no salarial seg迆n el C車digo de Impuestos Internos (IRC, por sus siglas en ingl谷s) 3406 (retenci車n adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos) y 3402.
- Retenci車n de impuestos a los extranjeros no residentes de conformidad con el IRC 1441.
Usted tiene que retener el 24% (tasa de retenci車n adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos) de los pagos declarables de compensaci車n de no empleados a personas estadounidenses (individuos o entidades) si la persona estadounidense no proporcion車 su n迆mero de identificaci車n del contribuyente (TIN, por sus siglas en ingl谷s) de la manera requerida, o el IRS le notifica que el TIN fue reemplazado por el trabajador es incorrecto y el trabajador no certifica su TIN como se requiere en el aviso. El Formulario 945, Declaraci車n anual del impuesto federal sobre los ingresos retenidos, tiene que presentarse si el pagador debe deducir la retenci車n adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos. Para obtener m芍s informaci車n sobre el Formulario 945, consulte el Tema 307, Retenci車n adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos y la Publicaci車n 15 (sp) (Circular E), Gu赤a Tributaria para Empleadores (en ingl谷s).
Los servicios personales independientes (un t谷rmino que se utiliza com迆nmente en los tratados tributarios) son los servicios personales que presta un contratista extranjero no residente independiente, a diferencia de los que presta un empleado. Los pagos realizados a estas personas pueden estar sujetos a una retenci車n del 30% (tasa de retenci車n para extranjeros no residentes), a menos que el tratado tributario o la ley establezcan una tasa m芍s baja. Si no puede determinar si el trabajador es una persona extranjera o estadounidense, las normas de presunci車n exigen que trate al trabajador como una persona estadounidense no exenta y deduzca retenci車n adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos. El Formulario 1042, Declaraci車n anual de la retenci車n de impuestos para personas extranjeras con fuentes de ingresos estadounidenses (en ingl谷s) tiene que presentarse si el pagador est芍 obligado a presentar el Formulario 1042-S. El Formulario 1042-S se requiere incluso si el impuesto no se retuvo realmente. Para obtener m芍s informaci車n sobre la retenci車n de pagos a extranjeros no residentes, consulte la retenci車n NRA (en ingl谷s), la Publicaci車n 515, Retenci車n de impuestos a extranjeros no residentes y entidades extranjeras (en ingl谷s) y la Publicaci車n 901, Tratados tributarios estadounidenses (en ingl谷s).
Presentaci車n electr車nica de los Formularios 1099 con IRIS
El portal del contribuyente del sistema de admisi車n de declaraciones informativas (IRIS, por sus siglas en ingl谷s) (en ingl谷s) es un sistema que ofrece un m谷todo en l赤nea gratuito para presentar electr車nicamente los Formularios 1099. Este servicio gratuito de presentaci車n electr車nica es seguro, preciso y no requiere ning迆n software especial. Esto puede resultar especialmente 迆til para cualquier negocio peque?o que actualmente env赤a sus Formularios 1099 en papel al IRS. A trav谷s del portal del contribuyente, puede presentar pr車rrogas autom芍ticas, hacer correcciones y reducir los gastos relacionados con la presentaci車n en papel. El portal del contribuyente le permite ingresar datos para crear los Formularios 1099 al ingresar la informaci車n o al cargar un archivo .csv. Para obtener m芍s informaci車n, consulte la Publicaci車n 5717, Gu赤a del usuario del portal del IRS (en ingl谷s) PDF. Puede continuar utilizando el sistema de presentaci車n electr車nica de declaraciones informativas (FIRE, por sus siglas en ingl谷s) para presentar sus declaraciones informativas.
Presentaci車n electr車nica con FIRE
El sistema de presentaci車n electr車nica de declaraciones informativas (FIRE) (en ingl谷s) est芍 configurado para que las instituciones financieras y otros presenten los formularios de declaraci車n de informaci車n 1042-S, 1098, 1099, 5498, 8027 o W-2G. Las declaraciones informativas se pueden presentar electr車nicamente, sin embargo, usted tiene que tener un software que pueda producir el archivo en el formato adecuado como lo requiere la Publicaci車n 1220. FIRE no proporciona una opci車n de formulario rellenable electr車nico.
Requisito de presentaci車n electr車nica
Se enmend車 el reglamento que redujo a 10 el l赤mite por el cual los empleadores tienen que presentar ciertas declaraciones informativas. Por ejemplo, la serie del Formulario 1099, que tiene que presentarse a partir del 1 de enero de 2024, los :
- reducen el l赤mite de 250 declaraciones promulgado en los reglamentos anteriores para exigir, en general, que los declarantes presenten electr車nicamente 10 o m芍s declaraciones en un a?o calendario.
- exigen a los declarantes que agreguen casi todos los tipos de declaraciones informativas cubiertas por el reglamento para determinar si un declarante cumple con el l赤mite de 10 declaraciones y est芍 obligado a presentar electr車nicamente sus declaraciones informativas.
Para este prop車sito, se tienen que agregar los siguientes formularios de declaraciones informativas: Formulario 1042-S, la serie del Formulario 1094, Formulario 1095-B, Formulario 1095-C, Formulario 1097-BTC, Formulario 1098, Formulario 1098-C, Formulario 1098-E, Formulario 1098-Q, Formulario 1098-T, la serie del Formulario 1099, Formulario 3921, Formulario 3922, la serie del Formulario 5498, Formulario 8027, Formulario W-2G y Formulario W-2.
Si usted es un empleador que presenta el Formulario W-2 (en ingl谷s), Comprobante de salarios y retenci車n de impuestos, tambi谷n se aplica el . Los empleados deben visitar los de la Administraci車n del Seguro Social para obtener m芍s informaci車n sobre c車mo presentar electr車nicamente sus Formularios W-2.