Para los due?os de negocios, es importante determinar correctamente si las personas que prestan los servicios son empleados o contratistas independientes.
Por lo general, usted tiene que retener y depositar impuestos sobre los ingresos, impuestos al Seguro Social y Medicare de los salarios pagados a un empleado. Adem芍s, tambi谷n tiene que pagar la parte correspondiente al negocio de los impuestos al Seguro Social y Medicare, as赤 como el impuesto de desempleo sobre los salarios pagados a un empleado. Por lo general, no tiene que retener ni pagar ning迆n impuesto sobre los pagos realizados a contratistas independientes.
Escoja la situaci車n que le corresponda a usted:
- Soy un contratista independiente o tengo un negocio propio Si usted es due?o de un negocio o contratista que presta servicios a otros negocios, por lo general se le considera trabajador por cuenta propia. Para obtener m芍s informaci車n sobre sus obligaciones tributarias si trabaja por cuenta propia (un contratista independiente), vea nuestro o Centro de ayuda tributaria para individuos que trabajan por cuenta propia.
- Empleo o contrato a personas para que presten servicios a mi negocio Si usted es due?o de un negocio que contrata a otras personas para prestar servicios, entonces tiene que determinar si las personas que prestan los servicios son empleados o contratistas independientes. Para obtener m芍s informaci車n sobre este tema y cu芍les son sus responsabilidades, contin迆e la lectura.
Determine si las personas que prestan servicios son empleados o contratistas independientes
Antes de que pueda determinar c車mo tratar los pagos que usted realiza por servicios prestados, usted primero tiene que conocer la relaci車n comercial que existe entre usted y la persona que presta los servicios. La persona que presta los servicios puede ser:
- Un contratista independiente
- Un empleado (Empleado bajo las reglas del Derecho Consuetudinario)
- Un empleado estatutario
- Un empleado no-estatutario
- Un empleado de gobierno (en ingl谷s)
Para determinar si la persona que presta los servicios es empleado o contratista independiente, se tiene que tener en cuenta toda la informaci車n que demuestre el grado de control e independencia.
Reglas de la Ley Consuetudinaria
Los hechos que demuestran el grado de control e independencia se dividen en tres categor赤as:
- Control de Comportamiento: ?Tiene el negocio el control o el derecho de controlar lo que el empleado hace y c車mo 谷l o ella desempe?a su trabajo?
- Control Financiero: ?El pagador controla todos los aspectos comerciales del trabajo del empleado? (esto incluye la manera en que se le paga al empleado, si los gastos son o no son reembolsados, qui谷n proporciona herramientas/materiales, etc谷tera).
- Tipo de relaci車n: ?Existen contratos escritos o beneficios del tipo que se ofrecen a los empleados (por ejemplo, planes de pensi車n, seguros, vacaciones pagadas, etc谷tera)? ?Va a continuar esta relaci車n y es el trabajo realizado un aspecto clave del negocio?
Los negocios tienen que tomar en consideraci車n todos estos factores al determinar si un trabajador es empleado o contratista independiente. Es posible que algunos de estos factores se?alen que el trabajador es empleado, mientras que otros factores indiquen que el trabajador es contratista independiente. No existe un n迆mero ※m芍gico§ o fijo de factores que ※hagan§ que el trabajador sea un empleado o un contratista independiente, y ning迆n factor es el 迆nico que sirve para tomar esta determinaci車n. Adem芍s, los factores que son relevantes en una situaci車n pueden no serlo en otra.
Las claves son examinar toda la relaci車n y considerar el alcance del derecho a dirigir y controlar al trabajador. Por 迆ltimo, hay que documentar cada uno de los factores utilizados para llegar a la determinaci車n.
Trabajador remoto
Una persona que trabaja de manera remota, por ejemplo, realizando servicios para usted desde un lugar distinto de una oficina operada por usted, es su empleador bajo las reglas de la Ley Consuetudinaria, si usted puede controlar lo que se har芍 y c車mo se har芍. Esto es incluso si el trabajador puede elegir trabajar de manera remota. Lo que importa es que usted tiene el derecho de controlar los detalles de c車mo se realizan los servicios.
Si el trabajador remoto es un ciudadano estadounidense o residente extranjero empleado fuera de los Estados Unidos por un empleador estadounidense, revise las siguientes p芍ginas para obtener informaci車n adicional.
- Retenci車n del impuesto federal sobre los ingresos para personas empleadas en el extranjero por una persona estadounidense (en ingl谷s)
- Impuesto al Seguro Social y Medicare para ciudadanos estadounidenses y extranjeros residentes empleados en el extranjero por empleadores estadounidenses (en ingl谷s)
- Ciudadanos estadounidenses y extranjeros residentes empleados en el extranjero 每 FUTA (en ingl谷s)
Formulario SS-8
Si todav赤a no est芍 seguro si un trabajador es empleado o contratista independiente despu谷s de haber revisado las tres categor赤as de evidencia, entonces puede presentar ante el IRS el Formulario SS-8 (sp), Determinaci車n del Estado de Empleo de un Trabajador para Prop車sitos de los Impuestos sobre la N車mina y Retenci車n de Impuestos sobre los Ingresos Federales. El formulario puede ser presentado por el negocio o por el trabajador. El IRS revisar芍 las circunstancias y los hechos, y determinar芍 oficialmente el estado actual del trabajador.
Tenga en cuenta que pueden pasar al menos seis meses hasta que se tome una decisi車n. Un negocio que contin迆a contratando a trabajadores del mismo tipo para prestar servicios espec赤ficos, tal vez le convenga presentar el Formulario SS-8 (sp).
Obligaciones del pago de impuesto sobre la n車mina
Una vez que se haga una determinaci車n (ya sea por un negocio o el IRS), el siguiente paso es presentar los formularios apropiados y pagar los impuestos correspondientes.
- Formularios e impuestos asociados para contratistas independientes
- Formularios e impuestos asociados para empleados
Clasificaci車n err車nea de empleados
Consecuencias de tratar a un empleado como contratista independiente
Si usted clasifica a un empleado como contratista independiente, y no tiene una base razonable para hacerlo, entonces usted podr赤a ser responsable de pagar impuestos sobre la n車mina para dicho empleado (las disposiciones de alivio tributario que se explican m芍s adelante no se aplicar芍n). Para m芍s informaci車n, consulte la Secci車n 3509 del C車digo de Impuestos Internos.
Disposiciones de alivio tributario
Si usted tiene una base razonable para no tratar a un trabajador como empleado, entonces puede que no tenga que pagar impuestos sobre la n車mina para dicho trabajador. Para beneficiarse de este alivio tributario, usted tiene que presentar toda declaraci車n informativa federal requerida de modo compatible con el trato tributario que usted le ha dado al empleado. Usted (o su predecesor) no puede haber tratado como empleado a ning迆n trabajador en un puesto considerablemente similar durante ning迆n per赤odo a partir de 1977. Para m芍s informaci車n, vea la Publicaci車n 1976, Requisitos para el alivio del impuesto sobre la n車mina conforme a la Secci車n 530 del C車digo de Impuestos Internos (en ingl谷s) PDF.
Algunos empleados err車neamente clasificados pueden incluir el Formulario 8919 a su declaraci車n de impuestos sobre los ingresos e informar de los impuestos no recaudados del Seguro Social y Medicare.
Los trabajadores que piensan haber sido err車neamente clasificados como contratista independiente por un empleador pueden utilizar el Formulario 8919, Impuestos al Seguro Social y Medicare sobre los salarios no recaudados (en ingl谷s), para calcular y declarar la parte correspondiente al empleado de los impuestos al Seguro Social y Medicare sobre su remuneraci車n.
Programa de acuerdo de clasificaci車n voluntaria
El Programa de Acuerdo de Clasificaci車n Voluntaria (VCSP, por sus siglas en ingl谷s) (en ingl谷s) es un programa opcional que ofrece a los contribuyentes la oportunidad de reclasificar sus trabajadores como empleados para los per赤odos tributarios futuros para efectos del impuesto sobre la n車mina con exenci車n parcial de impuestos federales sobre la n車mina para los contribuyentes elegibles que est芍n de acuerdo para tratar de forma prospectiva a sus trabajadores (o de una clase o grupo de trabajadores) como empleados. Para participar en este programa voluntario, el contribuyente tiene que cumplir con ciertos requisitos de elegibilidad. Solicite para participar en el VCSP presentando el Formulario 8952, Solicitud para el programa de acuerdo de clasificaci車n voluntaria (VCSP) (en ingl谷s), para poder entrar en un acuerdo final con el IRS.